תקציר: עיקר הסכנה בשימוש בכלי של 'תכנון מול ביצוע' רובצת לפתחם של ארגונים ביורוקרטיים, שרובם מצויים במצב של קיפאון - סטגנציה, ומאופיינים בהיעדר חשיבה ובהתמכרות לטקסים. אצלם, הפכה סוגיית ה'תכנון מול ביצוע', עם השנים, לריטואל העומד בפני עצמו: מתפרסמים מסמכים מפורטים ונערכים טקסים שבהם נסקרת הפעילות (בעיקר 'הצלחות') ותוצאותיה. ניתוח מעמיק אין; וגם חשיבה, אין.

[לאוסף המאמרים על תכנון לסוגיו, לחצו כאן]

עודכן ב- 21 באוקטובר 2022

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

זהו מאמר ראשון מתוך שני מאמרים העוסקים ב'תיכנון מול ביצוע. למאמר האחר:

• פנחס יחזקאלי: מבצע בריאת העולם והריטואל המיותר של 'תכנון מול ביצוע'.

*  *  *

הבסיס ליצירת תמונת מצב הוא גיבוש תמונה מהימנה ומקיפה על אודות מה שבוצע מתוך התוכנית שתוכננה (משרד החינוך, ללא תאריך).

בספר בראשית, בפרק א', בתום כל שלב במבצע, מקיים אדוננו שבשמים ריטואל של 'תכנון מול ביצוע', וטופח לעצמו על השכם:

"וַיַּרְא אֱלֹהִים כִּי-טוֹב". בתום המבצע כולו, שביעות הרצון אף גוברת: "וַיַּרְא אֱלֹהִים אֶת-כָּל-אֲשֶׁר עָשָׂה, וְהִנֵּה-טוֹב מְאֹד".

אבל, אנחנו גם יודעים, שהתוצאות לאחר מכן היו בעייתיות מאוד בעיניו; ונשאלת השאלה, מה ערכו של הריטואל הביורוקרטי הזה - 'תכנון מול ביצוע' - שאימצנו לנו מאז; מהם יתרונותיו; וחשוב מכך, ממה עלינו להיזהר...

עיקר הסכנה בשימוש בכלי זה רובצת לפתחם של ארגונים ביורוקרטיים, שרובם מצויים במצב של קיפאון - סטגנציה, מאופיינים דווקא בהיעדר חשיבה ובהתמכרות לטקסים. אצלם, הפכה סוגיית ה- 'תכנון מול ביצוע', עם השנים, לריטואל העומד בפני עצמו: מתפרסמים מסמכים מפורטים ונערכים טקסים שבהם נסקרת הפעילות ותוצאותיה. ניתוח מעמיק אין; וגם חשיבה, אין.

לפחות בכל הנוגע לניצול התקציב, הגישה השלטת היא שהמצב האופטימלי הוא שכל מה שתוכנן גם יבוצע; בייחוד בתחום התקציב; שהרי, מה שלא ינוצל עד נובמבר, ילך לאיבוד...

'תכנון מול ביצוע' - המשגה

'תכנון מול ביצוע' (Planning vs. execution) הוא המרכיב הראשון בהערכת המצב, הבוחן, מה שבוצע מתוך התכנון הקודם.

מתנ״ה - מארז תכנון, ניהול והיערכות של משרד החינוך, קובע למשל כי "ככל שיהיו בידינו נתונים מגוונים ומקיפים יותר נוכל לבצע תהליך מעמיק יותר בניתוח תוכנית העבודה". המשפט הזה נכון עקרונית. אבל ארגונים ביורוקרטיים ידועים למשל בצבירה אובססיבית של נתונים; אבל לא לצורכי ניתוח; אלא לצורכי הטיה ושימוש בהם להצגת 'הצלחות' ולהעלמת כישלונות.

לפי התיאוריה, אנו משווים בין הביצוע לתכנון בשני ממדים:

1. בחינה, מה בוצע מתוך התכנית.
2. חשיבה, מה אפשר ללמוד מתוך הנתונים שנאספו?

משרד החינוך, למשל, מציע לנו ליצור מפת ביצוע - שתהווה את התשתית ל"למידה המעמיקה והמרכזית" בתהליך ההערכה:

• ירוק – עבור משימות שבוצעו במלואן ואנו מעריכים כי המדדים הקיימים, כפי שנאספו, מבטאים התקדמות טובה ביעד. נוכל להגדיר זאת אם כבר קיים שיפור או שינוי בעל ערך במדדים מתחילת השנה, או אם ערך המדדים עומד על מחצית או יותר מערך המדדים המצופה בסוף השנה.
• אדום – עבור החלק מהמשימה שלא בוצע ושמצטבר פיגור מהותי ביישומה. נוסף על כך עבור משימות אשר קיים תת-ביצוע משמעותי במדדי התפוקה בהן. אם אין מדדי תוצאה רחבים, נוכל לבחון מדדי תוצאה נקודתיים יחסית. למשל, שיפור מסוים המצופה בהישגיהם של תלמידים המקבלים שעות פרטניות.
• צהוב – עבור משימות אשר אינן מוגדרות על פי שלבי ההתארגנות ועל פי המדדים כ"תת-ביצוע", ובמקביל - אינן מוגדרות כמשימות שבוצעו בצורה מיטבית או משביעת רצון.

עכשיו הכל פתוח למניפולציה, איך מציגים את הנתונים כך, שהירוק יהיה הצבע הדומיננטי. אבל, איזה ערך מפיקים מכל התהליך? 

מה זה שווה, בעצם?

במציאות מורכבת, דינאמית המשתנה במהירות, סביר להניח שהרבה ממה שתוכנן הופך - ככל שעובר הזמן ומשתנות הנסיבות - ללא רלוונטי. אם כך, מה משמעות העובדה שארגון ביצע את כל מה שתוכנן? האם זה טוב? האם זה רע? 

ובעייתי יותר מעצם הריטואל הוא המסר המשתמע ממנו, כאילו נכון לבצע דברים, בלי קשר לתנאי המציאות המשתנים, רק משום שתוכננו!

[לאוסף המאמרים על תכנון לסוגיו, לחצו כאן]

מצאת טעות בכתבה? הבחנת בהפרה של זכויות יוצרים? נתקלת בדבר מה שאיננו ראוי? אנא, דווח לנו!

נושאים להעמקה

• המאמר: מבצע בריאת העולם והריטואל המיותר של 'תכנון מול ביצוע';
• הרחבת המושג: קיפאון - סטגנציה;
• אוסף המאמרים על הצלחה וכישלון.

מקורות והעשרה

• משרד החינוך (ללא תאריך), תהליך ההערכה: חלק ראשון: תכנון מול ביצוע, מתנ״ה - מארז תכנון, ניהול והיערכות.
• פנחס יחזקאלי (2020), מבצע בריאת העולם והריטואל המיותר של 'תכנון מול ביצוע', ייצור ידע, 20/10/20.
• פנחס יחזקאלי (2014), קיפאון - סטגנציה, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2019), הכל על הצלחה וכישלון באתר 'ייצור ידע', ייצור ידע, 8/12/19.