[התמונה המקורית היא תמונה חופשית שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

לואית שגב (ראו תמונה משמאל למטה) היא מנהלת רכש ולוגיסטיקה בחברת 'טכנולוגיות בקרה דיגיטליות בע"מ' (Digital Feedback technologies). מאמר זה הוא הראשון בסדרת מאמרים שתעסוק בסוגיית הרכש הארגוני (Purchasing).

*  *  *

המשגה

רכש הוא השם שניתן למכלול התהליכים העסקיים או הארגוניים החיוניים, הכולל פעולות, הוצאת כספים, נהלים והליכים, הדרושים לצורך רכישת מוצרים ושירותים עבור ארגון. מטרת הרכש, לרכוש - לצורך פעילותו השוטפת של הארגון - את הכמות הנכונה, ובאיכות הנכונה, לפי המפרט.

הסוגיות העיקריות, שעמן מתמודדים אנשי הרכש הן: 

• מה לרכוש;
• כמה לרכוש;
• מתי לרכוש;
• ממי לרכוש;
• בכמה לרכוש;
• איך לרכוש;
• ואיכות הרכש;

סוגיות אלה, מעצם טיבן, הן עתירות סיכונים.

[להרחבה בנושא 'סביבה משימתית', לחצו כאן]  [להרחבה בנושא 'משוב' - 'היזון חוזר', לחצו כאן] [להרחבה על ניהול סיכונים, לחצו כאן]

עבור אנשי הרכש, המחלקות המזמינות הן לקוחות פנים, שמקבלות מהם שירות, על פי שלושה מרכיבים קריטיים בתהליך:

1. אמינות המוצר;
2. זמן האספקה;
3. והמחיר.

על כן, מהותו של הרכש היא שיתוף פעולה ויצירת קשרי גומלין, הן עם לקוחות הפנים והן עם גורמי החוץ (בעיקר, הספקים).

[להרחבה בנושא 'שיתוף פעולה', לחצו כאן]  [להרחבה בנושא 'קשרי גומלין', לחצו כאן]

נהוג להבחין בין שני סוגי רכש עיקריים (ויקיפדיה: רכש) (ToStudy, 2012):

• רכש אסטרטגי - עוסק בהתוויית מדיניות הרכש בארגון, קביעת תכניות עבודה רב-שנתיות, וניהול משא ומתן בהקשרים גלובאליים וברמות גבוהות.
• רכש טקטי- עוסק ביישום מדיניות הרכש והוצאתה לפועל, באמצעות איתור ספקים, פרסום מכרזים ומסמכי בקשה לקבלת הצעות מחיר, ניהול משא ומתן ועוד.

בחברות וארגונים גדולים הרכש מהווה יחידה עסקית נפרדת המונה בין עובד אחד ועד צוות עובדים גדול שיכול לכלול בתוכו מנהל רכש, צוות קניינים, בקרים, וכו´.  בארגוני ייצור והיי טק יחידת הרכש ברוב המקרים כפופה לסמנכ"ל או מנהל התפעול של הארגון. בארגונים שונים המספקים שירותים, יחידת הרכש כפופה לסמנכ"ל כספים (ויקיפדיה: רכש) (ToStudy, 2012)

ביצוע וכפיפות

ההדגשים הללו הופכים את סוגיית הרכש למקצוע בפני עצמו. ככל שהארגון יותר גדול וכמות הפריטים הנרכשים בו היא בסכומים גבוהים יותר, כן הליך הרכש הוא תהליך מסודר יותר ובהתאם הופך להליך ליבה של הארגון. 

לכן, ארגונים גדולים נוהגים למסד את נושא הרכש ביחידות נפרדות; עם מערך תפקידים מקצועיים כמו: מנהל רכש, צוות קניינים, מתזמני אספקות, בקרי רכש ועוד (ויקיפדיה: רכש) (ToStudy, 2012)

ארגונים קטנים מפקידים אותו בעלי תפקידים בודדים, או מאצילים תפקיד זה על עובדים שונים כמו מנהלי אדמיניסטרציה, כספים ותפעול (ויקיפדיה: רכש) (ToStudy, 2012)

הכפיפות על הרכש משתנה לפי אופי הארגון. בארגונים יצרניים וחברות הייטק, לרוב יחידת הרכש כפופה לסמנכ"ל או מנהל התפעול של הארגון; ואילו בארגונים המספקים שירותים (כדוגמת בתי מלון, חברות תקשורת, אנרגיה ופיננסים) כפופה יחידת הרכש לסמנכ"ל או למנהל הכספים. לעתים (לרוב בארגונים בהם לרכש מיוחסת חשיבות רבה) כפופה יחידת הרכש ישירות למנכ"ל (ויקיפדיה: רכש) (ToStudy, 2012)

חשיבות

רכש המבוצע באופן יעיל ונכון (Best Practice) יש חשיבות רבה לתוצאותיו העסקיות של הארגון (ויקיפדיה: רכש) (ToStudy, 2012):

• חיסכון כספי משמעותי התורם לרווחיות הארגון`
• קיצור זמני אספקה והגדלת ערך המוצרים והשירותים הנרכשים`
• התמקצעות, ייעול תהליכים ומיטוב מצבת כוח אדם`
• שיפור בשירות הניתן ליחידות הקצה בתוך הארגון וללקוחות חיצוניים`
• פינוי משאבים ניהוליים לעיסוק בעסקי ליבת הארגון`
• מזעור כשלים, סיכונים וחשיפה במערך הרכש של הארגון`
• שמירה על סטנדרטים גבוהים של מינהל תקין, תיעוד ובקרה ועוד`
• ארגון בעל יעילות תפעולית מסוגל להיות תחרותי יותר ובכך להגדיל את נתח השוק על חשבון מתחריו.

מקורות והעשרה

• ויקיפדיה: רכש.
• פנחס יחזקאלי (2014), קשר גומלין, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), שיתוף פעולה, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), סביבה משימתית, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), משוב - היזון חוזר, ייצור ידע, 12/4/14.
• יהודה ארד (2012), ניהול סיכונים, ייצור ידע, 12/5/12.
• אתר ToStudy - פורטל הלימודים של ישראל (2012), מהו רכש?, 12/07/2012.