[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

המאמר עודכן ב- 10 בנובמבר 2020

אינג' שרית אונגר-משיח (ראו תמונה משמאל) היא מומחית לניתוח רשתות ארגוניות (ONA), ושותפה בחברת 'ייצור ידע'. שימשה בעשור האחרון כמנהלת הידע של חברת TECI.

*  *  *

כמו מחזור הדם...

כל תחום מתחומי הפעילות הארגוניים - מגיוס וקליטת ההון האנושי לארגון; במענה ללקוח; בתפעול מערכות המידע; בעבודת ממשקים; בניהול ספקים; ועוד - מורכב ממספר תהליכי עבודה.

תהליכי העבודה - ביחד עם המבנה - הם שני גורמים מרכזיים משקפים את יכולתו של ארגון להיות אפקטיבי בהשגת מטרותיו

נגדיר תהליך עבודה (Work Process) כפירוט - המתבצע במגוון דרכים - של שלבי הפעילות הארגוניים בתחומי העבודה השונים (תפעולי, עסקי, פיננסי וכדומה), ע״י גורמים שונים, ושל קשרי הגומלין ביניהם. 

אם השווינו את המבנה הארגוני לשלד הגוף אצל בני אדם; הרי שניתן לדמות את מערכת תהליכי העבודה למחזור הדם שלו.

[בתמונה משמאל: מערכת תהליכי העבודה כמערכת הדם בגוף האנושי. בתמונה: מראה כללי של כלי הדם הראשיים בגוף. התמונה נוצרה והועלתה לויקיפדיה על ידי Sansculotte. קובץ זה הוא בעל רישיון Creative Commons להפצה, תחת רישיון זהה, גרסה: CC BY-SA 2.5]

מערכת מחזור הדם מספקת לכל התאים החיים בגוף את כל צורכי הקיום שלהם; מייבאת ומייצאת תשומות לתאים; ומתווכת בין מערכות הגוף השונות.

ובארגון, מערכת תהליכי העבודה - כמו המבנה הארגוני - משקפת את יתרונות וחסרונות הארגון; וקובעת את מידת החוסן שלו; וגם את המחלות, שבהן ייטה ללקות.

רוב הכשלים שקורים בארגונים הם תוצאה של תהליכי עבודה בעייתיים. 

ממה מורכב תהליך? כל תהליך אמור לכלול את המרכיבים הבאים:

• מטרת התהליך וכל אחד משלביו;
• האחראים על התהליך בכללותו, ועל כל אחד משלביו;
• תשומות;
• תפוקות;
• זרימת הטיפול בין הגורמים המשתתפים תוך ציון הפעולות שכל אחד מבצע;
• לוחות זמנים בכל שלב ובסך הכל;
• תלות התהליך בתהליכים אחרים;
• דגשים ומאפיינים שונים של התהליך;
• כלים לבקרת התהליך.

ועוד.

תהליכי העבודה עושים שימוש בידע הארגוני והם עצמם מהווים ידע ונכס ארגוני משמעותי.

כשהארגון צעיר מתפתחים התהליכים, באופן טבעי, בדרך של התארגנות עצמית. ארגון בוגר ממפה את תהליכי העבודה שלו, מתעד אותם ומטייב אותם. השליטה על תהליכי העבודה מאפשרת איתור חסמים ארגוניים (כמו צווארי בקבוק) שליטה על איכות המוצרים/השירותים.

[להרחבה בנושא מבנה הארגון, לחצו כאן] [להרחבת המושג 'התארגנות עצמית', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'צוואר בקבוק', לחצו כאן]

למרות שכמות תהליכי העבודה בארגון רבה, רק כמות קטנה של תהליכי ליבה עושה באמת את ההבדל, ובהם צריכים מנהלים להתמקד במסגרת מה שמכונה: ניהול איכות.

מיפוי תהליכים והצגתם

פירוט התהליכים אמור להיות ממופה - בכתב ו/או באופן ויזואלי - במסגרת תהליכי שימור הידע של הארגון; ומוצא את ביטויו, בין היתר, בנוהלי הארגון. תהליכי המיפוי כיום הם, ברובם המכריע, ממוחשבים.

קיימות שתי דרכים של הצגה ויזואלית של תהליכים:

• באמצעות תרשים זרימה (Flowchart) (ראו תרשים זרימה פשוט בראש הדף);
• באמצעות רשת (Network).

[להרחבת המושג 'ויזואליזציה', לחצו כאן]  [להרחבת המושג 'רשת', לחצו כאן]

הצגתו של תהליך יכולה להיות פשוטה או מורכבת יותר. בהתאמה לסוג הכלי, שבו משתמשים:

תרשים הזרימה: כלי להצגה פשוטה / פשטנית של תהליך

• הצגה פשוטה של תהליך יכולה לנבוע מכך שמדובר בתהליך פשוט ונטול אילוצים כמו הדוגמה שלפניכם למטה: הצגה של תהליך פשוט לאדם אחד, ללא אילוצי זמן ומגבלות אחרות. היא מוצגת הדרך הקלה ביותר להצגה - ע"י תרשים זרימה:

[בתמונה: דוגמה להצגה של תהליך פשוט, המתואר על פני תרשים זרימה. סדר פעולות שמבצע אדם אחד ללא אילוצים (כמו זמן למשל)]

• אבל לעתים, אנו מפשטים את התהליך באופן שאנו מסירים לכאורה את המורכבות ממנו (בדומה, אנו משתמשים ב'תרשים העץ' לפישוט המבנה הארגוני: משרטטים קשרי היררכיה פורמליים ומתעלמים מקשרי ההיררכיה הלא פורמליים ומקשרי העבודה והחברות). תהליך פשטני יציג רק את מטרת התהליך וזרימת הפעולות תוך התעלמות מהדגשים, המאפיינים, אילוצי הזמן וכדומה:

הרשת: הכלי האופטימלי להצגה כוללת של תהליך

ככל שהצגת התהליך מורכבת יותר, היא כוללת פרטים רבים יותר כמו: מאפיינים שונים, תשומות, תפוקות ומימד של זמן. רשת כזו - שמחייבת חישובים רבים - קשה להציג בתרשים זרימה. לצורך כך אנו עושים שימוש ברשת.

רשת היא מערכת של גורמים / צמתים המחוברים ביניהם בקשרי הגומלין. רשת התהליך היא שרשרת של הגורמים הבאים, המתורגמת ל׳רשת׳ במסגרת תהליך מסוים:

• הפעולות:
• הגורמים המבצעים את הפעולות;
• והגורמים המקבלים את הפעולות.

הרשת הזו ניתנת לניתוח על ידי אלגוריתמים, המודדים את היחסים שבין מרכיביה, ואפילו יכולים לבצע סימולציה שמסייעת לאופטימיזציה של התהליך.

[להרחבת המושג 'קשר גומלין', לחצו כאן] [להרחבה, כיצד בונים רשת תהליך, לחצו כאן] [להרחבה: כיצב מתרגמים תרשים זרימה לרשת תהליך, לחצו כאן]

[הרשת עובדה במערכת לניתוח רשתות ארגוניות AURORA, חברת TECI]

ניתוח תהליכים

השוק מציע מגוון רב של מערכות המנתחות תהליכים, בייחוד בתחום של שרשרת אספקה. התחום האפקטיבי ביותר בין המערכות הללו הוא ניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis - ONA): מתודולוגיה לניתוח רשתות ארגוניות. ניתוח זה מלמד אותנו על יחסי הכוחות בין מרכיבי רשת התהליך; כמו גם, כיצד תקשורת, מידע והחלטות זורמים ברשת. 

[להרחבה בנושא 'ניתוח רשתות ארגוניות - ONA', לחצו כאן]

מערכות ONA הן 'מערכות מומחה' (Expert System): מערכת מידע ממוחשבת המתפקדת כמומחה אנושי, או מסייעת למומחה אנושי, בתחום ידע מסוים. זוהי תכנית מחשב, אשר מייצגת ידע, מסיקה ממנו מסקנות ומסוגלת להסביר את האופן שבו קיבלה את מסקנותיה. המטרה הסופית היא לבצע תהליכים של פתרון בעיות, בדומה לאלה המבוצעים על ידי מומחה אנושי. אחת הדרישות ממערכת מומחה היא, שתיתן הסברים למסקנותיה. מתן ההסבר נחוץ כדי לשכנע באמיתות המסקנה. ONA עוסק בשני סוגים עיקריים של רשתות:

• רשת מבנה;
• רשת תהליך / תהליכים
• וכמובן, השילוב של שתי הרשתות יחד, שמגלה מידע שאיננו נראה לעין בכל אחת מהרשתות לבדה. הנה לפניכם למטה המחשה של שילוב רשת התהליך ורשת המבנה, מתוזמן על פי זמן:

.

מחקר שנערך על ידי חברת Insight222 לקראת סוף שנת 2017 מצא (ראו התרשים שלמטה), כי ONA היא המתודולוגיה שמנהלים ומנהלי משאבי אנוש רצו להכיר הכי הרבה (Green, 2018):

[בתרשים: התשובות לשאלה שנשאלו מנהלים: "על איזו שיטת ניתוח תרצה ללמוד עוד?". ONA מופיעה ראשונה משמאל]

[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

מקורות והעשרה

• שרית אונגר משיח (2020), כיצד בונים רשת תהליך?, ייצור ידע, 10/11/20.
• שרית אונגר משיח (2020), כיצד מתרגמים תרשים זרימה לרשת תהליך?, ייצור ידע, 10/11/20.
• סיון ערער-ראובן (2008), תהליכי עבודה בשרות ניהול הידע, ROM, ינואר.
• פנחס יחזקאלי (2014), התארגנות עצמית, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), ויזואליזציה, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), חסם ארגוני, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), התארגנות עצמית, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), רשת, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), קשר גומלין, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2018), (כמעט) הכל על מבנה ארגוני, ייצור ידע, 6/8/18.
• פנחס יחזקאלי (2014), ניתוח רשתות ארגוניות, ייצור ידע, 23/4/14.
• David Green (2018), The role of Organisational Network Analysis in People Analytics, Linkdin, 23/5/18.