[הקריקטורה נלקחה מן האתר Globedia. שם היוצר אינו מצוין. בעל הזכויות בתמונה זו לא אותר. לכן, השימוש נעשה לפי סעיף 27א' לחוק זכויות יוצרים. בעל הזכויות הראשי, אנא פנה ל: yehezkeally@gmail.com]

[לקובץ המאמרים, 'הכל על ביורוקרטיה', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים על תרבות, סטייה ושחיתות שוטרים באתר ייצור ידע', לחצו כאן]

המאמר עודכן ב- 12 באוקטובר 2021

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

ד"ר אורית שלו היא קרימינולוגית, מומחית לניהול.

המאמר מבוסס על מאמר שראה אור לראשונה בכתב העת "מנהלים משטרה", ב- 1994. כמו שאתם רואים - חוץ מהתמונות שלנו מפעם (נעים להיזכר...), לצערנו, לא השתנה הרבה...

*  *  *

'ישיבה' מהי? המשגה

'ישיבה' (meeting) מוגדרת כ"אסיפה של חברי ועד, אגודה, כינוס וכדומה - באופן פרונטלי או בוידיאו - לשם דיון בעניינים שונים". 'דיון' מוגדר כ"שיקול עיון ובירור מקיף בעניין מסוים" (אבן שושן 1968). ישיבות ודיונים נתפסים ככלי ניהולי הכרחי ברובם המכריע של הארגונים, המבססים את שגרת העבודה שלהם עליהם.

ישיבה הינה כלי ניהולי שיכול להיות גם יעיל וגם אפקטיבי לקבלת החלטות, אם נעשה בו שימוש נכון. מנהל, הלומד תחום חדש ונדרש להחליט בו, יכול לשמוע מגוון רב של דעות לפני שיחליט על האופציה המועדפת. היא גם חסרת תחליף למשל בהכנת פרויקטים או בקבוצות פקודות חשובות, המחייבות שיתוף פעולה בין כל מרכיבי התכנית.

כדרכו של כל כלי ניהולי, יש ארגונים שבהם נעשה בו שימוש מועט מידי (למשל - ארגונים המצויים במצב של סף הכאוס; וכאלה העושים בו שימוש רב הרבה מעבר לנדרש, ולצורך מטרות זרות (בעיקר בארגונים ביורוקרטיים המצויים בקיפאון - בסטגנציה). כאשר שגרת הארגון מושתתת על ישיבות ודיונים, אין כל הפתעה בנתונים לפיהם מנהלים מקדישים בדר"כ כ- 40% מזמנם לישיבות, ויש גם כאלה המקדישים אף 80% מזמנם לכך! (פורנהם 1993).

[להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'יעילות', לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [להעמקה בנושא ה'מגוון', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'שיתוף פעולה', לחצו כאן] [להרחבה בנושא: 'סף הכאוס', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים, הכל על ביורוקרטיה', לחצו כאן] [להרחבת המושג: קיפאון/סְטַגְנַצְיָה, לחצו כאן]

[בתמונה: בזבוז הזמן בישיבות... תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי GraphicMama-team לאתר Pixabay. הכרזה: ייצור ידע]

הכל בעמידה...

אני (פיני יחזקאלי) יכול להעיד על עצמי, כי בשנותי הארוכות כמנהל, סירבתי בעקשנות לקיים ישיבות [ובעת שירותי במשטרה בפיקוד על תחנות, ננזפתי לא פעם על ידי מפקדי שהזכירו לי כי קיומן מתחייב מפקודות הקבע של המשטרה; בפקודות קבע אלה (והמשטרה ודאי אינה יוצאת דופן בכך), נוהל מפורט וארוך מגדיר את הדיונים לסוגיהם, ישיבות שגרה - ישיבות יומיות, תקופתיות וכו', כדיונים ו/או כפורום לקבלת החלטות בארגון (פה"ק 01.01.06)]. 

[בתמונה משמאל: רק בעמידה... תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי huoadg5888 לאתר Pixabay]

טענתי תמיד שישיבה בארגונים ביורוקרטיים איננה כלי ניהולי אלא אירוע פוליטי (פוליטיקה ארגונית); לכן, העדפתי להיפגש עם פקודי פנים אל פנים לבד מול לוח המשימות שבידיהם; ומי שיש לו - בכל זאת - מה לומר מוזמן, בתנאי שיעשה זאת בעמידה. (מפגשים חברתיים בחדר המפקד, להפגת מתח ולבדיחות משותפות - בכיף גדול...).

ברעיון זה, אגב, לא הייתי מקורי: ב- 1993 פורסם כי מועצת העיר יוקהאמה שביפן החליטה לקיים ישיבות בעמידה. זאת על מנת לסיים את הפגישה במהירות האפשרית מחד ולפתור את בעיית הנוהג להירדם בישיבות מאידך (מינהלתון 1993). ואכן, ישיבות מהוות, פעמים רבות, טורח מיותר שיעילותו מוטלת בספק.

עידן הזום הפך את המטרד לנסבל יותר, לא כיוון שהישיבות הפכו אפקטיביות יותר, אלא בשל היכולת לסגור את הספיקר; ולעיתים להעלים את התמונה; או לשבת מול הזום ולעבוד על דברים אחרים; אבל אין בכך לשנות את העובדה שישיבות הן מבזבזי הזמן הניהולי הגדול ביותר בארגונים!

[להרחבת המושג: 'פוליטיקה ארגונית', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן]

[הכרזה: ייצור ידע]

האם יש עדיין הצדקה לחשיבות המוענקת למוסד זה בארגונים ביורוקרטיים?

מעבר להיותה של הישיבה כלי ניהולי, הרי עצם קיומה או ההשתתפות בה הפכה גם עניין של סטטוס בקרב עובדים ומנהלים, המתאמצים להיות חלק ממנה ו"נעלבים" כאשר אינם בין המזומנים.

מגן (1992) קושרת את מוסד הישיבות לחוסר היכולת של מנהלים ישראלים לנצל זמנם ביעילות. לטענתה, מצוקת הזמן מעניקה למנהל הישראלי תחושת חשיבות וישיבות הרי הן כלי יעיל מאד לבזבוז זמן. היא מדגישה כי ישיבות חביבות במיוחד על מנהלים ישראליים, בייחוד בשירות הציבורי. מנהלים אלה נוכחים במספר רב של ישיבות, ולא תמיד בנושאים הקשורים אליהם.

הישיבה, מעצם טבעה, באה לענות על צרכיו של מנהל הישיבה. עבורו היא כלי נוח מאין כמוהו, כיוון שהוא יכול להעביר חומר למספר רב של אנשים בו זמנית. אולם, יתר משתתפי הישיבה, המנהלים הזוטרים יותר, אשר עזבו את עבודתם לצורך הישיבה, יגלו כי חלק גדול מהישיבה אינו נוגע להם. בהתייחס לאיחור "המקובל" בפתיחת הישיבה ואת התמשכות הישיבה מעבר לזמן שנקבע, נקבל אמצעי בעייתי ביותר. אמצעי זה "שורף" את זמנם של המנהלים הכפופים, ומחירו האלטרנטיבי גבוה ביותר.

בעסקים פרטיים, חזקה יותר תחושת הערך לזמנו של המנהל ומובן הצורך הטבעי שלו, להימצא קרוב לפס היצור. הנושא בעייתי במיוחד בשירות הציבורי, בעיקר באותם גופים הרגילים לעבודה ללא הגבלת שעות. בגופים כאלה, הצבא והמשטרה למשל, שבהם נמצאים המנהלים בהישג יד רוב שעות היממה, אין תחושה של מחסור בזמן. אולם, זוהי אשליה בלבד. לשעות ה"טובות" המתבזבזות ללא תכלית יש מחיר אלטרנטיבי יקר. גם מנהלי המשנה קולטים את זלזול הבכירים בשעות עבודתם הארוכות ומתנהגים בצורה דומה כלפי פקודיהם.

[בתמונה: ישיבה בארגון ביורוקרטי איננה כלי ניהולי אלא אירוע פוליטי (פוליטיקה ארגונית)... התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי cdu445 לאתר Pixabay]

מנהלים רבים מחייבים את הכפופים להם בהשתתפות בישיבות. אולם, הם מבינים את תסכולם רק כאשר הם נקראים לישיבה אצל הבכירים מהם. או אז ניתן לשמוע מהם את דעתם האמתית על הצורך בישיבות. יתרה מכך. פעמים רבות ייטלו עימם לישיבה חומר לעיון, ניירת לטיפול ומסמכים שונים, על מנת שלא לבזבז זמן.

למעשה, עבור מרבית משתתפיהן, מהוות הישיבות נטל מיותר. תחושה קשה היא למנהל זוטר להשאיר מאחוריו בעיות בוערות, המשוועות לטיפול ולהמתין בפתחו של חדר הדיונים לתחילתו של דיון שלעולם אינו מתחיל או מסתיים בזמן. התסכול גדול עוד יותר כאשר מסתבר לו כי לאחר שסיים המנהל הממונה להעביר לו את הנדרש, יאלץ להמתין עוד זמן רב בשמיעת חומר מיותר ולא רלוונטי. ישיבות הן אכן כלי ניהולי חשוב. אולם, העובדה שמידי פעם זהו כלי חשוב אינה הצדקה לעשותו יום יום.

פורנהם (1993) מציע שמידי פעם יקיימו ארגונים הצבעות חשאיות באשר לשאלה אם יש צורך ב"ישיבה" זו או אחרת. אם אכן היו ארגונים נוקטים בדרך זו, מעניין לשער אם היו מתקיימות בארגונים ישיבות כלל.

[הכרזה: ייצור ידע]

קשה למצוא מאמרים בשבחו של מוסד ה'ישיבות'. פורנהם (1993) למשל קובע כי הישיבות בדר"כ אינן יעילות. הן בולמות רעיונות ודוחות את ביצועם... רוב הישיבות מתקיימות לא כדי לקבל החלטות, אלא כדי להימנע מהן. הן נועדו להעביר את האחריות ולפזר אותה בין המחליטים. פורנהם מונה שלוש מגרעות עיקריות:

• האחת הינה בזבוז משאבים. הוא מדמה את ה"ישיבה" לתהליך משיכת חבל. ככל שיותר אנשים מושכים בחבל, כל אדם משקיע במשיכה פחות כח והתפוקה הממוצעת לאדם יורדת.
• המגרעה השנייה הינה "הפחד ממכובדים". המנהלים הישראלים אינם יודעים (ואינם רוצים) להפעיל אנשים בחשיבה יצירתית. על כן, הפתרונות המתקבלים הם "פתרונות המנהל". הבכירים בד"כ שולטים בקבוצה ורעיונותיהם מתקבלים ללא ערעור. כך נמנעים אנשים, משיקולים תועלתניים, מלהביע דיעות סותרות, גם אם הן נכונות (פורנהם, 1993; מגן, 1992).
• המגרעה השלישית גורסת כי במשימות יצירתיות שנועדו לפתור בעיות, יחידים מתפקדים טוב יותר מקבוצות.

ואכן, מגרעות ה'ישיבה' בולטות לעין: המשתתפים סוקרים עשיה סקטוריאלית שאינה מעניינת את היתר. הסקירה נעשית לפרוטוקול (שיהיה עוד צורך להדפיסו, להפיצו ולתייקו ושאיש לא יקרא אותו לעולם). הקשר הרוחבי בין מנהלי המשנה אינו אפקטיבי. אין ניסיון לשמוע האחד את השני.

שיטת ניהול המסתמכת על ישיבות מאופיינת בהעדר מערכת של "תן וקח" בין מנהלי המשנה כי אין כל תמריץ לכך. קל יותר לבקש פתרונות מהמנהל, מאשר לבקש "טובות" מאחד ה"מקבילים". והמנהל - שבחר בדרך הקלה לכאורה, מוצא עצמו שוקע ב"מיקרו ניהול" ומבזבז נתח נכבד מזמנו בתיאומים של מה בכך, שניתן היה לבצע בלעדיו.

יתרה מכך, משתתפי הישיבה יוצרים קליקות המגבות את חבריהן. קשה למתוח ביקורת על מנהל משנה ליד עמיתיו, על אי ביצוע המשימות. לא ניתן להתייחס עניינית לביקורת ולהפיק לקחים בצורה מסודרת. הקבוצה משמשת כ"בלם זעזועים" בין המנהל למנהלי המשנה.

[לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [להרחבת המושג 'יצירתיות', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'קליקה', לחצו כאן]

[בתמונה: ישיבה בארגון ביורוקרטי איננה כלי ניהולי אלא אירוע פוליטי (פוליטיקה ארגונית)... תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי websubs לאתר Pixabay]

הבעיה מתרכזת על כן במיוחד בישיבות הקבועות, המתקיימות כחלק בלתי נפרד משגרת העבודה היומית בארגון ופחות מצורך ניהולי מוגדר. הרי ככלות הכל, על מה יכולה קבוצת אנשים לדבר בישיבה מידי יום? האם קיום תקין של השגרה תלוי בקיום ישיבות? נראה כי ההפך הוא הנכון. דומה כי מרגע שמוסדה הישיבה כאמצעי מחויב המציאות ומרגע שניטל ממארגן הישיבה שיקול הדעת לגבי עצם קיומה, הפכה הישיבה למטרה, במקום לאמצעי.

מרבית הישיבות גם אינן אפקטיביות משום שאין תכנון של הישיבה מחד גיסא, ואין הכרה לגבי יתרונותיה וחסרונותיה ככלי ניהולי מאידך גיסא. מגן (1992) מציינת שהתחושה בקרב מנהלים בישראל היא כי ניתן לעשות הכל באמצעות ישיבות. בשירות הציבורי הבעיה חריפה במיוחד, כיוון שיש נטייה לשתף בישיבות הרבה אנשים, אם כדי לא לפגוע באף אחד ואם מפני שרבים מביאים עימם את עוזריהם (כסמל סטטוס). כתוצאה מחוסר הכנה כל אחד מהמשתתפים מבקש להתבטא. כל אחד מושך לכיוון אחר וזמן יקר מתבזבז. לעתים אדם אחד מדווח משך שעות, כאשר היה פשוט ואפקטיבי בהרבה לשלוח הדברים בכתב (ממילא הם יודפסו בפרוטוקול).

חידושי הטכנולוגיה החריפו את הבעיה. התפתחות שיחות הועידה הייתה אמורה לחסוך בזמן ישיבות, ע"י מתן האפשרות לקבוצת אנשים להתוועד באמצעות הטלפון. במקום החיסכון הצפוי, נוסף נדבך למסכת הריטואלים, בלי לגרוע מאומה מה"ישיבה" הקונוונציונלית.

כאשר הדבר קורה במטות, הרחק מפס היצור, או קו השירות, לא ניכרת ההשפעה המידית על הלקוח. אולם, הוא אינו נסבל ברמת ה"שטח".

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי Peggy_Marco לאתר Pixabay]

המצב מקביל למפעל המשתק את קו היצור שלו לצורך ישיבה. ככל שהדבר נשמע אבסורדי, כך קורה פעמים רבות בשירות הציבורי. המנהלים מרוכזים בישיבה, אין מי שיקבל החלטות והכל עוצר. לדוגמה - תחנת משטרה בבוקר, כאשר אזרחים מבקשי שירות צובאים עליה. השוטרים הזוטרים ממתינים למפקדיהם שבישיבה, כדי שיצאו מאצל מפקד התחנה ויתפנו - לא למתן שירות כמובן, אלא לקיים ישיבה נוספת ברמה הנמוכה יותר.

בהיותן כלי שגרתי ולא אפקטיבי הופכות הישיבות לריטואל מיותר, המהווה כר נרחב לפוליטיקה ארגונית. דוגמה טובה לכך היא ביקורתו של אל"ם עמנואל ולד (1987) על אפקטיביות ה"דיון" בצה"ל:

"אי היכולת להתמודד עם מהות ותכנים מובילה לחיקוי עקר של סממניהם החיצוניים, וסביבו נבנה מעטה ריטואלי-טקסי נוקשה של סמלים, שעיקרו העמדת פנים. ריטואלים אלה מושתתים על היוועדות בעלי עניין - המתיימרת להיות דיון אף שאינה כזאת - שבמהלכה מתנהלים מאבקי כח ו"כבוד" ומתעסקים בכל - פרט לעיקר; על "פגישות אישיות" בין מקבלי החלטות בכירים, שבמהלכן מטורפדות ההחלטות שנתקבלו ב"דיונים"; ועל סיכומים מכורים מראש בכל הדרגים, שאותם אין מממשים בדרך כלל ובהרבה מקרים אין גם כוונה לממש. מעטה ריטואלי-טיקסי חיצוני זה, המתבסס על כללי משחק צורניים ומושפע מגחמות אישיות של מפקדים, נשמר ומטופח בקפדנות רבה ומקוים באדיקות, בהיותו הכיסוי להעדר הטיפול במהות ובעיקר".

גישה זו היתה טובה לתקופה שהמנגנון הציבורי היה מסואב ומשופע באנשים.

[בתמונה משמאל: כריכת הספר "קללת הכלים השבורים לעמנואל ולד, שראה אור ב- 1987 בהוצאת שוקן. אנו מאמינים שאנו עושים בתמונה שימוש הוגן]

האם יש אלטרנטיבה?

דומה שכן. במשטרת באר שבע, בין השנים  1990-1993, במסגרת יישום .T.Q.M (זוכרים?? איך אמרנו, היו ימים...), הוחלט כי הישיבות ברמת מפקד התחנה אינן אפקטיביות והן בוטלו (יחזקאלי ושלו, 1993). ההתמודדות נערכה בין ראשי משרדים לבין המפקד, על בסיס משימות שהוגדרו מראש.

אי עמידה בתפוקות הנדרשות הביאה ללחץ של המפקד, שהתבטא בפגישה בארבע עיניים ולא בישיבה כוללת, המקהה את עוקצה של הביקורת. התיאום בין המשרדים מתבצע ע"י ראשי המשרדים בינם לבין עצמם. כיוון שהמנהל אינו פותר בעיות ברמת ה"מיקרו", מנהלי המשנה פיתחו מערכת יחסים של קח ותן. לדוגמא - מנהל משנה, הזקוק לרכב ביקש סיוע מעמיתיו. אלה נעתרו כיוון שהיה ברור להם כי בעתיד הם יבקשו סיוע.

שינוי זה, מרגע שהוצהר עליו, עורר התנגדות עצומה מצד עמיתים ומפקדים מחוץ לתחנה, למרות שנתקבל בדר"כ בשמחה ע"י אנשי התחנה. דומה שההתנגדות לא הייתה עניינית, אלא נבעה מעצם החשדנות מטיבו של השינוי והחשש מהתמודדות עם ניהול בכלים שאינם מוכרים.

וכמו תמיד בארגונים ביורוקרטיים, שינויים שמבקשים להפר את הסדר, מחזיקים כאורך ימי יוזמיהם: בהוראת הפיקוד, בתחילת 1994 הוחזרו הישיבות לשגרת היום של התחנה.

עולם הניהול המודרני הופך פניו אל השטח. זמנו של המנהל הזוטר הופך יקר יותר ויותר. אם אלו סדרי העדיפות, הרי תפקידה של ה'ישיבה' ככלי ניהולי קטן והולך. ברגע כזה או אחר מודה בכך כל מנהל, ולו השמרן ביותר. אלטרנטיבות לא חסרות.

ולמרות זאת, דומה כי עוד ארוכה הדרך עד שניגאל מ"עונשו" של כלי בעייתי זה.

[להרחבת המושג: 'סדר', לחצו כאן]

[הכרזה: ייצור ידע]

[לקובץ המאמרים, 'הכל על ביורוקרטיה', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים על תרבות, סטייה ושחיתות שוטרים באתר ייצור ידע', לחצו כאן]

מקורות והעשרה

• יחזקאלי פנחס, אורית שלו, קדושתו המיותרת של מוסד הישיבות , מנהלים משטרה, גיליון מס'  12, דצמבר  1994, עמ' 12-7.
• פנחס יחקאלי (2018), סטטוס חברתי: חלוקת העוצמה בקבוצה, ייצור ידע, 5/3/18.
• פנחס יחזקאלי (2014), אפקטיביות, ייצור ידע, 11/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014),יעילות, ייצור ידע, 11/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), קיפאון - סטגנציה, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2015), קבלת החלטות, ייצור ידע, 8/6/15.
• פנחס יחזקאלי (2014), מגוון, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), שיתוף פעולה, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), סף הכאוס, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), קיפאון - סטגנציה, ייצור ידע, 12/4/14.
• יחזקאלי פנחס (2015), פוליטיקה ארגונית - מאבק עוצמה חסר רחמים, ייצור ידע, 29/11/15.
• פנחס יחזקאלי (2015), קבלת החלטות, ייצור ידע, 8/6/15.
• יחזקאלי פנחס (2014), יצירתיות, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), קליקה, ייצור ידע, 27/11/14.
• אבן שושן אברהם, מילון חדש, הוצאת "קרית ספר" בע"מ, ירושלים, 1968.
• ולד עימנואל, קללת הכלים השבורים, הוצאת שוקן/ירושלים ותל-אביב, 1987, ע' 183.
• יחזקאלי פנחס, שלו אורית, מי מפחד ממשטרה ללא פחד?, סטטוס, גיליון 22 מרץ, 1993, עמ' 31-33.
• מגן הדס, הוא רץ לישיבות. הוא מכבה שריפות. מתי הוא עובד?, סטטוס, גיליון  17ספטמבר 1992, עמ' 7-12.
• פורנהם אדריאן, בזבוז זמן בחדר ההנהלה, מינהלתון, ספטמבר 1993, גיליון 31, ע' 9.
• פקודות המטה הארצי של משטרת ישראל מס' 01.01.06, שגרת מטה במשטרת ישראל.
• ללא מחבר, מועצת העיר יוקהאמה החליטה לקיים ישיבות בעמידה, מינהלתון, ספטמבר 1993, גיליון 31, ע' 9.
• CAREY R. LAWRENCE, COMMUNITY POLICING FOR THE SUBURBAN DEPARTMENT, THE .POLICECHIEF, VOL. LXI, NO. 3, MARCH 1994.