[תמונה חופשית שהיא נחלת הכלל, שהועלתה על ידי Joshua Tree National Park לאתר flickr]
המאמר עודכן ב- 27 באפריל 2021
ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.
* * *
אבחון ארגוני הוא, בדרך כלל, תהליך מורכב: יועצים ארגוניים מקצים לו את פרק הזמן הראשוני שלהם בארגון. הוא לוקח זמן, מצריך ראיונות עם אנשי מפתח; ועיון בחומר כתוב...
אבחון בעזרת ניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis - ONA) הוא תהליך קצר בהרבה, אבל מחייב העברת שאלון קצר (5-4 שאלות) לכל חברי הארגון; או קבלת גישה לרשתות תעבורת התקשורת הפנים ארגוניות (דוא"ל, ווטצאפ וכדומה).
האם יש דרך אחרת, פשוטה וקצרה יותר לאבחן ארגון? כן, אבל 'אין ארוחות חינם'. את מחיר המהירות והפשטות נשלם, מן הסתם, בפרטים הקטנים...
ועוד מילה: זו לא המצאת המאה באבחון ארגוני. מן הסתם, כל יועץ ארגוני חכם, עושה את זה, בדרך מובנית או אינטואיטיבית...
[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'אין ארוחות חינם', לחצו כאן]
לאבחן ארגון על פי 'כללי אצבע'
'כלל אצבע' (Rule of thumb או Thumb Rule) הוא כלל חשיבה, המבוסס על הגיון פשוט או אינטואיציה. הוא אינו מתיימר להיות מדויק לחלוטין או מהימן בכל מקרה, אולם, הוא מציע דרך מהירה לקבלת החלטות, קלה ללמידה, פשוטה ליישום ומהירה לקבלת החלטות ופתרון בעיות, ללא התעמקות ובמחיר דיוק נמוך, אך באפקטיביות טובה יחסית.
כאשר 'כללי אצבע' מתבססים על תבניות/דפוסים חוזרים, הכללים הללו הופכים מדויקים יותר והסכנה להטיות תפיסה קטנה.
[להרחבה בנושא: 'כללי אצבע', לחצו כאן] [להרחבה בנושא: תבניות/דפוסים חוזרים, לחצו כאן] [להרחבה בנושא: 'הטיות תפיסה', לחצו כאן]
תבנית או דפוס חוזר (Pattern) היא מבנה או תהליך כמעט קבועים, החוזרים ונשנים ב- מערכות מורכבות. משמעות הדבר היא, שהיכולת לאתר דפוסים חוזרים במערכות מורכבות משיבה לנו את יכולת ה- חיזוי, שנלקחה מאיתנו בעולם מורכב ודינאמי, המשתנה במהירות. זאת כיוון שהדינאמיות המואצת אינה מסיטה את מהימנות הדפוסים, שחוזרים על עצמם שוב ושוב (פסיג, 2010, ע' 20).
אילו 'כללי אצבע' ניתן לאמץ בתחום האבחון הארגוני?
[להרחבת המושג, 'מערכת מורכבת', לחצו כאן] [להרחבת המושג: חיזוי - ניבוי, לחצו כאן] [להרחבה על 'מורכבות', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'דינאמיות', לחצו כאן]
כלל ראשון: אתר את בעלי העוצמה בארגון
בעלי העוצמה הם המפתח להבנת הארגון. עוצמה מניעה ארגונים, והמחזיק בה 'לוקח הכל'... נגדיר אותה כיכולת של גורם בארגון לכפות את רצונו על האחרים, גם אם אין רצונם בכך; אפילו אם זה מנוגד לאינטרסים המקומיים והאסטרטגיים שלהם.
תשובה לשאלה מי מחזיק בעוצמה הארגונית תאפשר לנו להבין, היכן הנמצאים מוקדי הכוח: האם מדובר ב'דיקטטורה' או ב'רפובליקה'... ,איפה צווארי הבקבוק; וכדומה...
כך למשל, ארגונים הנשלטים על ידי בעל שליטה דומיננטי (רמי לוי כמקרה בוחן...) שונים תכלית שינוי מכאלה הנשלטים על ידי מנגנון ביורוקרטי (משרדי ממשלה, למשל, או ארגונים עסקיים ותיקים, כמו: 'טבע', 'כי"ל' וכדומה); ושניהם שונים לחלוטין מארגונים הנשלטים על ידי ועד עובדים חזק ומאיים (רשות שדות התעופה; הנמלים; חברת החשמל; הרכבת וכדומה...).
ההבנה, מי המחזיק בעוצמה, מאפשרת לנו לזהות גם את נקודות התורפה העיקריות; ואת גורמי האופוזיציה הארגונית למחזיקי העוצמה, (כולל אלה שנפלטו מהארגון בגינה) שהם מקור הידע החשוב ביותר בנוגע לארגון.
[לריכוז המאמרים על 'עוצמה', לחצו כאן] [להרחבה בנושא 'צווארי בקבוק', לחצו כאן][לקובץ המאמרים, 'הכל על ביורוקרטיה', לחצו כאן]
כלל שני: אפיין את מצבו התודעתי של הארגון
לצורך האפיון ניתן, למשל, לעשות שימוש במודל: 'מערכות מורכבות בין סדר לכאוס':ברמה התאורטית יכולות מערכות מורכבות (כמו למשל מדינות, גופי ממשל, ארגונים וכדומה) להימצא באחד מתוך חמישה מצבים תפיסתיים. המצבים הללו ניתנים לאבחון בקלות יחסית (ראו תרשים למעלה):
שניים מהם ניתן לכנות מצבים 'בריאים'. שלושת האחרים מאפיינים 'חולי ארגוני' כזה או אחר, מה שמעיד על חולשות ארגוניות ונקודות תורפה מתרבות והולכות.
[להרחבה בנושא: 'מודל מערכות מורכבות בין סדר לכאוס', לחצו כאן]
[להרחבת המושג: 'סדר', לחצו כאן] [להרחבת המושג: קיפאון - סטגנציה, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'סף כאוס', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'כאוס', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'התפוררות', לחצו כאן]
לכל אחד מהמצבים התפיסתיים הללו יש רשימת מאפיינים ותסמינים בולטים, החוזרים בכל מקרה. על בסיסם ניתן להכין רשימת שאלות שעלינו להשיב עליהן כדי לשייך את הארגון לאחד מחמשת המצבים התפיסתיים של המודל.
את התשובות ניתן להשיג מחומר גלוי ו/או בעזרת מפגשים, כאלה ואחרים, עם אנשי הארגון (רצוי אנשי אופוזיציה לבעלי העוצמה, שעדיין בתוכו ו/או שנפלטו ממנו...) ו/או עם אלה שהתחככו בו (ספקים, לקוחות... חיכוך יוצר ידע!)
מרגע שאבחנו את המצב התפיסתי שבו הארגון מצוי כעת, ניתן להניח, במידה רבה של וודאות, שכל רשימת המאפיינים של ארגון במצבו, תחול גם עליו. כל שנשאר לנו הוא לשבץ את הדמויות הרלוונטיות בארגון לתיאוריה.
[להרחבת המודל: 'מערכות מורכבות בין סדר לכאוס', לחצו כאן]
לדוגמה...
ארגון וותיק, בעל מנגנון ביורוקרטי ענף - בוודאי אם הוא ארגון צבאי ו/או חלק מהשירות הציבורי - ושלא עבר טלטלה חזקה שחייבה אותו לשינוי דרמטי במבנה הארגוני שלו (צבא שהפסיד הפסד כואב במלחמה, למשל), יסבול מתסמינים שמאפיינים ארגון במצב התודעתי של קיפאון/סְטַגְנַצְיָה (Stagnation).מרגע שהבנו את זה, כל הספרות המקצועית לפנינו להבין לעומק את המחלות של ארגונים כאלה:
- מבנה מסובך ולא פרודוקטיבי (בדרך כלל, מבנה ארגוני מטריציוני, שמדגיש את כוחו של המנגנון/המטה לכבול את השטח ולנווט אותו לצרכיו).
- תרבות ארגונית טוטלית, בעלת מאפיינים של כסת"ח, הסתגרות ושקר.
- חוסר בהירות (בעצם, טשטוש מכוון) של סמכות ואחריות; כשהביורוקרטיה מנצלת לרעה את מעמדה, על מנת להקנות לעצמה זכויות יתר, על חשבון המדרג ה"אמתי" של הארגון.
- פער רלוונטיות הולך וגדל עם הסביבה המשימתית והסביבה הכללית;
- היעדר גמישות אסטרטגית (זמישות, אג'יליות), הבאה לידי ביטוי, בין היתר, בהשהיה בקבלת החלטות; ובהתנגדות לחידושים.
- שלטון הביורוקרטיה ושלטון הנהלים על שלל התסמינים המלווים אותם: התרפסות וחנופה לפני בכירים; רדיפה אחר משרות נוחות; טיפוח שגרה, חוסר יוזמה ואדישות; שחצנות כלפי הנמוכים במדרג וכלפי האזרח.
בהצלחה!
מקורות והעשרה
- פנחס יחזקאלי (2014), הטיות בתפיסה (הטיות קוגניטיביות): כשלי החשיבה שלנו…, ייצור ידע, 4/11/14.
- פנחס יחזקאלי (2016),ניתוח רשתות ארגוניות (ONA) באתר ‘ייצור ידע’, ייצור ידע, 5/4/16.
- פנחס יחזקאלי (2014), אין ארוחות חינם, ייצור ידע, 2/5/14.
- פנחס יחזקאלי (2019), כללי אצבע: להחלטה מהירה, פשוטה (ובדר”כ) אפקטיבית!, ייצור ידע, 27/7/19.
- פנחס יחזקאלי (2014), תבנית - דפוס חוזר, ייצור ידע, 12/6/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), מערכת מורכבת, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), חיזוי - ניבוי, ייצור ידע, 12/4/14.
- יחזקאלי פנחס (2014), מורכבות, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), דינאמיות, ייצור ידע, 11/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2012), מודל: מערכות מורכבות בין סדר לכאוס, ייצור ידע, 1/1/12.
- יחזקאלי פנחס (2018), הכל על ה'עוצמה' באתר ייצור ידע, ייצור ידע, 23/8/18.
- פנחס יחזקאלי (2014), צוואר בקבוק, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), קיפאון - סטגנציה, ייצור ידע, 12/4/14.
- פסיג דוד (2010), 2048, תל אביב: ידיעות אחרונות (מהדורה דיגיטלית).
- פנחס יחזקאלי (2018), הכל על ביורוקרטיה באתר ‘ייצור ידע’, ייצור ידע, 25/7/18.
- פנחס יחזקאלי (2019), כללי אצבע: להחלטה מהירה, פשוטה (ובדר”כ) אפקטיבית!, ייצור ידע, 27/7/19.
