[התמונה: 'ייצור ידע']

[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן] [להרחבה בנושא בניית רשת מבנה, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על רשתות ארגוניות באתר 'ייצור ידע', לחצו כאן]

אינג' שרית אונגר-משיח (ראו תמונה משמאל) היא מומחית לניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis - ONA), ושותפה בחברת 'ייצור ידע'. שימשה בעשור האחרון כמנהלת הידע של חברת TECI.

*  *  *

שני גורמים מרכזיים משקפים את יכולתו של ארגון להיות אפקטיבי בהשגת מטרותיו: המבנה הארגוני ותהליכי העבודה. שניהם ניתנים להפשטה ולפישוט בעזרת  רשתות מורכבות! בפרק זה נתמקד במיפוי התהליכים בארגון ובהצגתם כרשת.

רשת התהליך היא שרשרת של הגורמים הבאים, המתורגמת ל׳רשת׳ במסגרת תהליך מסוים. היא כוללת:

• הפעולות:
• הגורמים המבצעים את הפעולות;
• והגורמים המקבלים את הפעולות.

[להרחבת המושג 'רשת', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן] [להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן] [למאמר: 'תהליכי עבודה: מחזור הדם של הארגון', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'מבנה ארגוני', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'תהליכי עבודה', לחצו כאן]

[התרשים: 'ייצור ידע']

תהליך עבודה מורכב מ...

• מטרת התהליך וכל אחד משלביו;
• האחראים על התהליך בכללותו, ועל כל אחד משלביו;
• תשומות;
• תפוקות;
• זרימת הטיפול בין הגורמים המשתתפים תוך ציון הפעולות שכל אחד מבצע;
• לוחות זמנים בכל שלב ובסך הכל;
• תלות התהליך בתהליכי עבודה אחרים;
• דגשים ומאפיינים שונים של התהליך;
• כלים לבקרת התהליך.

פירוט תהליכי העבודה אמור להיות ממופה -בכתב ו/או באופן ויזואלי - במסגרת תהליכי שימור הידע של הארגון; הוא מוצא את ביטויו, בין היתר, בנוהלי הארגון. תהליכי המיפוי כיום הם, ברובם המכריע, ממוחשבים.

קיימות שתי דרכים של הצגה ויזואלית של תהליכי עבודה: בתרשים זרימה (הדרך הפשוטרה יחסית) וברשת (הדרך המורכבת יותר). במאמר הזה אמחיש לכם את אופן בניית התהליך והצגתו כרשת.

מיפוי תהליכים והצגתם

פירוט התהליכים אמור להיות ממופה - בכתב ו/או באופן ויזואלי - במסגרת תהליכי שימור הידע של הארגון; ומוצא את ביטויו, בין היתר, בנוהלי הארגון. תהליכי המיפוי כיום הם, ברובם המכריע, ממוחשבים. קיימות שתי דרכים של הצגה ויזואלית של תהליכים:

• באמצעות תרשים זרימה (Flowchart) (ראו תרשים זרימה פשוט בראש הדף);
• באמצעות רשת (Network).

[להרחבת המושג 'ויזואליזציה', לחצו כאן]  [להרחבת המושג 'רשת', לחצו כאן]

[התמונה: 'ייצור ידע']

יתרונה הגדול של הרשת היא היכולת לנתח אותה בעזרת ניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis - ONA)

מערכות ONA הן 'מערכות מומחה' (Expert System): מערכת מידע ממוחשבת, המתפקדת כמומחה אנושי, או מסייעת למומחה אנושי, בתחום ידע מסוים. תוכנת מחשב, אשר מייצגת ידע, מסיקה ממנו מסקנות ומסוגלת להסביר את האופן שבו קיבלה את מסקנותיה. המטרה הסופית היא לבצע תהליכים של פתרון בעיות, בדומה לאלה המבוצעים על ידי מומחה אנושי. אחת הדרישות ממערכת מומחה היא, שתיתן הסברים למסקנותיה. מתן ההסבר נחוץ כדי לשכנע באמיתות המסקנה.

[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

בנייתה של רשת תהליך

• תהליך הוא אוסף של פעילויות. כל פעילות מורכבת ממשתתפים ( אנשים, מ"מ , ציוד, מסמכים) ופעולה.
• פעולה מיוצגת ע"י קשר ברשת. קשר יכול להיות חד כיווני או דו כיווני . משתתפים מיוצגים ע"י צמתים. בכל פעולה ישנם שני משתתפים (ראו תרשים משמאל).
• איך הופכים משפט לפעילות? מציבים את שני הגורמים הפועלים בעיגול, ומותחים ביניהם קשר גומלין, עם חץ לכיוון מקבל הפעולה. ליד הקו מציינים מהי הפעולה. אם הפעולה נעשית בין הגורם המבצע לבין עצמו, רק רושמים אותה לידו.

• הנה, למשל, משמאל, תרגום לרשת של המשפט: "הסטודנטים לומדים בקורס":

 

תרגול של הפיכת משפטים לרשת

לפנינו רשימת פעילויות. בואו ונהפוך אותן לרשת:

• רכזת כ"א ממלאת טופס ממוחשב "הגדרת תפקיד";
• רכזת כ"א ממלאת טופס "בקשת עובד";
• שליחת בקשת אישור למנהלת מש"א;
• אישור של מנהלת מש"א.

1. נציב את הגורמים הרלוונטיים לפעולה הראשונה: רכזת כ"א ממלאת טופס ממוחשב "הגדרת תפקיד": 2. נציב ברשת את הפעולה השנייה (באדום): רכזת כ"א מילוי טופס "בקשת עובד": 3. נציב את הפעולה השלישית (באדום): שליחת בקשת אישור למנהלת מש"א: 4. נציב את הפעולה הרביעית (באדום): אישור הבקשה  ע"י מנהלת מש"א, וקיבלנו את התהליך השלם:

[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן] [להרחבה בנושא בניית רשת מבנה, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על רשתות ארגוניות באתר 'ייצור ידע', לחצו כאן]

מקורות והעשרה

• שרית אונגר משיח (2019), תהליכי עבודה – מחזור הדם של הארגון, ייצור ידע, 9/3/19.
• פנחס יחזקאלי (2014), ויזואליזציה, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), רשת, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), ניתוח רשתות ארגוניות, ייצור ידע, 23/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), אפקטיביות, ייצור ידע, 11/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), (כמעט) הכל על מבנה ארגוני, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי, שרית אונגר-משיח (2019), תהליכי עבודה: מחזור הדם של הארגון, ייצור ידע, 9/3/19.
• שרית אונגר משיח (2020), כיצד בונים רשת מבנה?, ייצור ידע, 21/11/20.