Valdis Krebs הוא יועץ ארגוני, מפתח תוכנות רשת והמדען הראשי והמייסד של חברת Orgnet LLC, קליבלנד / אקרון, אזור אוהיו (Cleveland/Akron, Ohio Area). הוא מדען המתמחה בניתוח רשתות ארגוניות(Organizational Network Analysis - ONA), בניתוח נתונים ובהדמיה חברתית, יחסית, רב-מודאלית, כדי לעזור ללקוחות בפרויקטים של שינוי והסתגלות ארגונית.
Jessica Methot היא פרופסור חבר בבית הספר לניהול ויחסי עבודה ראטגרס (Rutgers), אוניברסיטת מדינת ניו ג'רזי, ובבית הספר לעסקים באוניברסיטת אקסטר (Exeter).
רשתות אנושיות מפיצות מידע, חומר ואנרגיה, טובים ורעים כאחד: אנו מעוניינים שחומרים מועילים, כמו ידע, רעיונות ועצות טובות יופצו במהירות, בזמן אמת; ובנוגע לרעים - כמו מחלות ודיסאינפורמציה - אנו רוצים לזהות במהירות את מקורותיהם ולשבש את ההתפשטות.
לפני הקורונה, חברות רבות נטו לעבור לעבוד בחללים פתוחים, כדי להגביר את שיתוף הפעולה בין העובדים, ליצור אינטראקציות ספונטניות ואגביות; ולהאיץ את קצב שיתוף הרעיונות וקבלת ההחלטות. אולם, לעובדים בחללים פתוחים יש סיכון מוגבר של 12% לחלות בקורונה מעובדים בחדרים סגורים.
ההמלצות של המרכז לבקרת מחלות ומניעתן התמקדו בהתאמת שטח העבודה הפיזי, כדי להגן על העובדים: מיקום שולחנות במרחק של מטר זה מזה; התקנת מחסומי פרספקטס; פתיחת חלונות, כדי להסתמך פחות על מערכות אוורור; וסגירת אזורים עתירי תנועה, כמו חדרי ישיבות, מעליות וקפיטריות.
הראשונה - לבנות קפסולות - 'קבוצות עבודה משפחתיות', כמו במערכת החינוך:
כמו בבתי הספר, בהם חולקו הילדים ל'קפסולות' של לא יותר מתשעה, יש לחלק עובדים למעין, 'משפחות עבודה' - 'קפסולות', לפי הצורך של אנשים באינטראקציה לשם השגת פרודוקטיביות ארגונית. אלו בדרך ככל צוותים קטנים (כאמור, לא יותר מתשעה עובדים), שגם לפני כן נהגו לשתף הפעולה, פנים אל פנים.
בשל הבטיחות, אין צורך לערבב בין קבוצות, אבל בתוך הקפסולה, אין צורך בהכרח להקפיד על התרחקות חברתית ושימוש במסכות. זה ישמור על אינטראקציה יצרנית ויעזור להכיל התפרצות אפשרית. כאשר קפסולות אלה צריכות לתקשר עם קפסולות אחרות במשרד, עליהן לעשות זאת באופן וירטואלי.
במקביל, לעובדים בודדים-מנותקים בפריפריה של רשתות חברתיות, יכול להיות יתרון תחרותי. סביר להניח שהם יהיו עמוסים פחות, וארגונים יכולים לנצל את האנרגיה שלהם כדי לשמור על התפוקה תוך כדי עבודה מהבית.
השנייה - המרחב הוא שמניע את האינטראקציה עם העובדים
דפוסי התנועה והאינטראקציה החברתית שלנו מעוצבים בעוצמה על ידי האופן שבו מעוצב שטח המשרדים. אף על פי שמשמשים בעיצוב מרחב העבודה, בדרך כלל, לעידוד אינטראקציה ספונטנית, אנו יכולים ליישם אסטרטגיה ממוקדת אנושית זו כדי להגדיל את המרחק הממוצע בין העובדים.
רעיון אחד הוא, למקם בחללים גדולים מספר קפסולות מפוזרות, עם נתיב תנועה ראשי באמצע החדר, רחוק משולחנות העבודה.
השלישית - צרו חדר הפסקה (breakroom) לשיחות בלתי פורמליות
מחקרים מלמדים כי עובדים יכולים להרוויח מאינטראקציה עם עמיתיהם, לא רק באמצעות מערכות יחסים אינטימיות עמוקות, אלא גם באמצעות שיחה קצרה וקלה עם מכר.
כיוון שמפגשים כאלה, פנים אל פנים, מסוכנים, חברות יכולות ליזום מפגשים וירטואליים: יצירת רולטה של מפגשים אקראיים וירטואליים; או ארוחת צהרים מול מסכים, כשהעובדים מחולקים לקבוצות של שישה כל אחת. אוכלים ומדברים...
הרביעית - השתמשו בחיישני הרשת לאיתור התפשטות הקורונה:
לחברים שלנו יש, בממוצע, יותר חברים מאיתנו. זה הרעיון העומד מאחורי "פרדוקס החברות" (The Friendship Paradox), שגורס כי בממוצע, יהיו לחברינו יותר חברים מלנו...
זה יכול לעזור לנו לפקח אם הנגיף מתפשט במשרד שלך - 'חיישן רשת' סימפטומטי יכול להצביע על תחילת ההתפרצות:
עמיתים מחוברים היטב יכולים לשמש 'חיישני רשת' חברתיים. מכיוון שהם מתקשרים עם כל כך הרבה אנשים.
יום אחד של תקשורת, פנים אל פנים, יכול להיות שווה יותר מ- -1,000 מיילים...
מחקרים מראים כי פנים אל פנים הוא אמצעי התקשורת היעיל והעשיר ביותר; וכי עובדים יכולים לקצור את היתרונות של הקשר החברתי, לא רק באמצעות מערכות יחסים אינטימיות עמוקות, אלא גם באמצעות שיחה קצרה וקלה עם עובד-מכר.
שיחות וידאו טובות מאוד לצורך זה, מכיוון שהן מאפשרות רמזים חזותיים ושמעיים רבים, של מחוות, שפת גוף וטון. כמו כן, ניתן להקליט ולשחק מחדש פגישות וירטואליות עבור מי שזקוק למידע ששותף.
יחד עם זאת, כדאי לא לקבוע מסמרות. מחקרים מלמדים, שמנהלים בעלי ביצועים גבוהים מתאימים את אמצעי התקשורת המתאימים למשימה, העומדת על הפרק. זכרו כי לא תמיד יש צורך בפגישות; שהרי, באיזו תדירות ישבנו לפגישה בת שעתיים, שלאחריה, הבנו שדוא"ל היה מספיק?
לסיכום:
האופן שבו חברות תתמודדנה עם הקורונה, יעצב את המותג שלהן - ואת תרבותן למשך עשרות שנים. הדבק המחזיק ארגונים, איננו, בהכרח, שטח המשרד הפיזי; אלא הכוח, החוסן והקשר ההדדי של רשת העובדים. תכננו את האסטרטגיה המחודשת שלכם סביבם!
Valdis Krebs הוא יועץ ארגוני, מפתח תוכנות רשת והמדען הראשי והמייסד של חברת Orgnet LLC, קליבלנד / אקרון, אזור אוהיו (Cleveland/Akron, Ohio Area). הוא מדען המתמחה בניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis - ONA), בניתוח נתונים ובהדמיה חברתית, יחסית, רב-מודאלית, כדי לעזור ללקוחות בפרויקטים של שינוי והסתגלות ארגונית.
