[תמונה חופשית שהועלתה על ידי HUHEZI Mondragon Unib לאתר flickr]
[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על תכנון לסוגיו, לחצו כאן]
ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.
* * *
תכנון מהו?
'תכנון' (planning) היא פעולה קוגניטיבית מודעת, שאדם או קבוצה מבצעים, כדי להתכונן לקראת אירועים עתידיים, למשימה מסוימת או לצורך השגת מטרה. תכנון אפקטיבי יכול לסייע לאדם להימנע משגיאות, או לצמצם את הסבירות להן.
התכנון כולל את ארגון כל הפרטים באותה פעולה, כדי לגבש שיטת ביצוע בתהליך חשיבה שיטתי. גיבוש זה נעשה באמצעות הערכת מצב. הוא מערב קבלת החלטות בין אפשרויות הפעולה - העומדות לרשות האדם - וארגון של סדר הפעולות הנבחר...
כל תכנית היא יריית חץ לעתיד. ניסיון לעצב אותו מחד גיסא; ולנבא כיצד יגיבו היריבים וגורמים בסביבה המשימתית, מאידך גיסא. חוסר היכולת שלנו לנבא בוודאות את העתיד ולהעריך תוצאות בלתי צפויות (תב"צים), הופך כל תכנון להימור.
[להרחבה בנושא תכנון בעולם של אי ודאות, לחצו כאן] [להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [להרחבה בנושא התוצאות הבלתי צפויות (תב"צים), לחצו כאן]
[זוהי תמונה חופשית מאתר Pixabay]
תכנון משאבי אנוש מהו?
תכנון משאבי אנוש או תכנון כוח אדם (Human Resource Planning, HR Planning) הוא הליך תכנוני, שבאמצעותו החברה מחליטה:
- מהי אסטרטגית הגיוס וההפעלה של עובדים;
- אילו תפקידים עליה לאייש;
- ו- כיצד לגייס מועמדים לתפקידים אלו.
- לתכנון משאבי אנוש קשר ישיר למערך ההכשרות בארגון, שאמור לסנכרן עצמו לאור התכנון.
כמו בכל הליך תכנוני, חוסר היכולת שלנו לנבא בוודאות את העתיד ולהעריך תוצאות בלתי צפויות (תב"צים), הופך גם את תכנון משאבי אנוש להימור.
אבל אם התכנון הוא סוג של הימור, מדוע אנו מתכננים בכלל?
- כדי לצמצם את מרחב אי הודאות: חלק מאי הוודאות נוצר בשל אי ידיעת דברים שאתה יכול בעבודה נכונה לדעת. כל צמצום של מרווח אי הוודאות יכול לחסוך לארגון הון...
-
וצריך גם לדעת לתכנן נכון: תכנון לא מסתיים כשההנהלה מאשרת תכנית לביצוע; הוא רק מתחיל. אסור לדבוק בתכנון וצריך להבין שככל שנתרחק בזמן, הפער בין התכנון למציאות יגדל; וצריך לשנות כל העת 'בתנועה'. תכנון כזה, תוך כדי תנועה, נקרא: 'תכנון דינאמי'.
[להרחבת המושג: 'אסטרטגיה עסקית', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'סנכרון', לחצו כאן]
[הכרזה: 'ייצור ידע']
קיימים בעצם שני סוגי תכנון של כוח אדם:
- אסטרטגי של הטווח הארוך: מהו מודל השגת העובדים המתאים לארגון, לצרכיו ולתרבותו.
- טקטי של הטווח הקצר: להבטיח ניצול אפקטיבי ("Effective") וגם יעיל ("Efficient"), במידת האפשר, של המודל הזה.
[להרחבת המושג: 'טקטיקה', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'יעילות', לחצו כאן]
[התרשים: 'ייצור ידע']
תכנון של הטווח הארוך
אסטרטגיה עסקית (business strategy) היא גיבוש דרך פעולה של יחידה עסקית, תוך התייחסות לסביבה ולעצמה, כדי לסייע לארגון בקביעת מטרותיו, בבחירת דרכי פעולה ובמימושן (ויקיפדיה). התכנון לטווח הארוך מוציא אל הפועל את האסטרטגיה העסקית של משאבי אנוש בארגון.
בטווח הארוך, בכירי הארגון צריכים לקבל החלטה לגבי מודל העסקת כוח האדם; קרי, לבחור את מודל ההעסקה של כוח אדם, המתאים ביותר לארגון, לתרבותו הארגונית ולתחומי פעילותו.
קיימים מודלים שונים של העסקה (להרחבה לחצו כאן):
- העסקה ישירה;
- עובדי קבלן;
- מיקור חוץ - אאוטסורסינג (אילו יחידות נפריט ולמה?);
- שילוב ביניהם?
- מודל אחר (זה כבר נושא למאמר אחר...).
[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לקובץ המאמרים: 'הכל על תרבות ארגונית', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'מטרה של מערכת', לחצו כאן] [להרחבה בנושא: מודלים של העסקת עובדים, לחצו כאן]
[התרשים: 'ייצור ידע']
זו לא החלטה שניתן לשנות כל פעם מחדש... וכיוון שאין ארוחות חינם, מרגע שהימרנו והחלטנו, נצטרך לחיות עם התוצאות: כיוון שאנחנו חיים בעולם של אי וודאות, אנו כבר מבינים שכל פעולה - שמתוכננת עתה ותוצאותיה יתרחשו בעתיד - היא הימור... ותכנון הוא הימור, שתלוי במזל!
כך למשל:- האם נתמודד עם אי הוודאות באמצעות העסקת עובדים זמניים, במשרה מלאה או בחלקי משרות?
- האם הארגון מעוניין לגייס בעצמו עובדי חברה; או שהוא מעדיף להיעזר בחברות כ"א ובחברות השמה?
- גמישות;
- עבודה יעילה בתקופה של אי-יציבות בשוק העבודה;
- פטור ממטלות מנהליות וממחויבויות כלכליות ומהטבות למיניהן, הנדרשים בהעסקת עובדי קבע;
- מתאים במיוחד לארגונים חסרי משאבים לסינון עובדים;
- אפשר להעביר את מלאכת ההכשרה שלהם לסוכנויות ההשמה, לפני הגעתם לארגון.
- נוצר מתח בין עובדי הקבע בארגון לבין עובדים זמניים (אנחנו והם...).
- מחויבות נמוכה בארגון ומעורבות נמוכה בו.
- בעיות של יחס מנהלים.
[להרחבת המושג: 'אין ארוחות חינם', לחצו כאן] [להרחבת המושגים: 'אי ודאות' - מזל, לחצו כאן] [להרחבת המושג, 'גמישות', לחצו כאן]
שלבי התכנון
השלבים הללו נכונים הן לתכנון האסטרטגי לטווח הארוך; והן לתכנון הטקטי לטווח הקצר
- הגדרת המטרות והיעדים של מחלקת משאבי אנוש;
- הערכת המצב;
- הצגת תוצרי הערכת המצב למקבלי ההחלטות, בתחומים, הטקטי והאסטרטגי.
- קבלת החלטות;
- גיבוש תכנית מפורטת על בסיס ההחלטות; ואישורה.
[התרשים: 'ייצור ידע']
שלב ראשון: הגדרת המטרות והיעדים של מחלקת משאבי אנוש
הגדרת המטרה עונה על השאלה: מה מבקשת מחלקת משאבי אנוש להשיג עבור הארגון? ואנו מתכננים, על מנת לספק לארגון את כוח האדם הנדרש לפעילותו התקינה, במקומות שבהם הוא נחוץ.
אין תכנון בלי הגדרת מטרה; ומטרת מחלקת משאבי אנוש להבטיח את תפקודו התקין של הארגון, בשני תחומים:
- אספקת כמות כוח האדם הנדרשת, באיכות הנדרשת: תקנים מלאים של כוח אדם מוכשר ומתאים לתפקידו; והשילוב הנכון והאופטימלי בין עובדים לבין כישורים.
- ואופטימיזציה של כוח האדם: להבטיח ניצול אפקטיבי וגם יעיל, במידת האפשר, שלו.
במאמר זה נתמקד בתחום הראשון (להרחבה בסוגיית האופטימיזציה, לחצו כאן). מתוך מודל ההעסקה הנבחר של העובדים, נוכל לגזור את המטרות והיעדים לשנה הקרובה...
[להרחבת המושג: 'אופטימיזציה', לחצו כאן]
[התרשים: 'ייצור ידע']
שלב שני: הערכת המצב
תכנון כולל, כאמור, את ארגון כל הפרטים בפעולה נדרשת, כדי לגבש שיטת ביצוע בתהליך חשיבה שיטתי. גיבוש זה נעשה באמצעות הערכת מצב. הערכת מצב בתחום משאבי אנוש (מש"א) מתקיימת במסגרת תכנון משאבי אנוש לטווח הקצר; והן לצורכי הטווח הארוך.
הערכת המצב מתבצעת, בניסיון לצפות את צורכי התעסוקה של הארגון לעומת נתוני שוק העבודה; ולאור זאת לתכנן את צעדי הארגון בתחום העסקת העובדים, ברמה האסטרטגית והטקטית כאחד. לצורך הערכת המצב, נחקור את הארגון ואת הסביבה הארגונית; ונאסוף את המידע והידע הדרושים לנו מתוך הארגון ומחוצה לו (ראו פירוט בהמשך).
לפרק הערכת המצב הקדשנו מאמר מפורט נפרד.
שלב זה מסתיים בחיזוי המציאות העתידית שאליה צריך הארגון להתכונן. לאור המידע שאספנו בהערכת המצב, נגבש משמעויות ומסקנות, הן בתחום הטקטי והן בתחום האסטרטגי:
- ברמה האסטרטגית: מהו מודל העסקת העובדים הנכון ביותר ביחס לתנאי השוק מחד גיסא; ולתרבות הארגון מאידך גיסא.
- ברמה הטקטית: מה עשוי/עלול להיות ביקוש העובדים העתידי? גיבוש תכנית להשלמת הפערים הצפויים בין היצע העובדים לביקוש לעובדים ותנאי השוק בתחום זה (שוק של עובדים או שוק של מעסיקים...).
[לסוגיית הערכת המצב הארגונית בתחום משאבי אנוש, לחצו כאן]
[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]
שלבים שלישי ורביעי: הצגת תוצרי הערכת המצב למקבלי ההחלטות, בתחומים, הטקטי והאסטרטגי וקבלת החלטות
על מקבלי ההחלטות להחליט לאן פני הארגון בתחום העסקת כוח האדם; ואיך תושג המטרה הזו. בשלב הזה מחליטים על העקרונות ושולחים את אנשי משאבי אנוש לתכנון המפורט של הוצאת ההחלטות אל הפועל.
מטבע הדברים, גם התכנון המפורט מחייב אישור.
שלב חמישי: גיבוש תכנית מפורטת על בסיס ההחלטות; ואישורה
עתה, נקיים הליך פרטני שגוזר את היעדים להשגה ואת שיטת ההשגה לאבני דרך תחומים בזמן ולסדרת פעולות להשגה במגבלות הזמן, לעל הגורמים השונים לבצע.
כך למשל, ברמה הטקטית:
- אם צפוי מחסור בכ"א, נתכנן: ניוד, הסבה, העשרה, שעות נוספות, תמריצים, הדרכה, גיוס עובדי כ"א, גיוס עובדים בתקן, העברת העבודה למדינה בה עלויות יצור נמוכות.
- ואם צפוי עודף נתכנן: הקפאת גיוסים, הצעה לפרישה מוקדמת, הקפאת העסקה והוצאה לחל"ת, חלוקת משרות בין עובדים (Job Sharing) , איחוד משרות, פיטורים.
| מס' | הפעולה | אחראי ישיר | דיווח ביצוע עד תאריך | הערות |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
תכנון בתנאי אי וודאות מועד לטעויות. לכן, הוא רק מתחיל עם הביצוע (תכנון דינאמי)
כבכל תכנון, אין מנוס מהצבת הנחות יסוד בסיסיות ולתכנן לפיהן.
אבל, כיוון שמרכיב אי הוודאות בתכנון גדול, על המתכנן לקחת בחשבון כל העת שהנחותיו שגויות, לחפש סמנים בשטח לכך, ולתקן באופן דינאמי את התחזיות; ואת ההחלטות והפעולות לביצוע, ככל שניתן. ככל שרמת אי הוודאות עולה, כך גם עולה מפלס ההימור בתוך התכנון, והסיכוי לטעות גדל בהתמדה.
[להרחבה בנושא 'אי ודאות' לחצו כאן]
[תמונה חופשית שהועלתה על ידי Chris & Karen Highland לאתר flickr]
[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על תכנון לסוגיו, לחצו כאן]
מקורות והעשרה
- פנחס יחזקאלי (2018), תכנון: להקטין את מרווח אי הוודאות, ייצור ידע, 28/4/18.
- פנחס יחזקאלי (2021), הערכת מצב ארגונית בתחום משאבי אנוש, ייצור ידע, 29/1/21.
- פנחס יחזקאלי (2014), התוצאות הבלתי צפויות, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2018), אסטרטגיה עסקית, ייצור ידע, 4/4/18.
- פנחס יחזקאלי (2014), טקטיקה, ייצור ידע, 2/5/14.
- פנחס יחזקאלי (2016), מפעל הזבל של המשטרה, ייצור ידע, 13/7/16.
- פנחס יחזקאלי (2019), הכל על תרבות ארגונית באתר 'ייצור ידע', ייצור ידע, 17/1/19.
- פנחס יחזקאלי (2014), אין ארוחות חינם, ייצור ידע, 2/5/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), אי ודאות - חוסר ודאות, ייצור ידע, 11/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2021), מודלים של העסקת עובדים, ייצור ידע, 26/1/21.
- פנחס יחזקאלי (2014), מטרה של מערכת, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), אופטימיזציה, ייצור ידע, 11/4/14.
- יחזקאלי פנחס (2014), גמישות, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), חיזוי - ניבוי, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), סביבה משימתית של ארגון, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2018), סביבה ארגונית, ייצור ידע, 4/6/18.
- פנחס יחזקאלי (2018), סביבה כללית של ארגון, ייצור ידע, 6/8/18.
- פנחס יחזקאלי (2014), מגוון, ייצור ידע, 12/4/14.
- פנחס יחזקאלי (2014), סנכרון: הכנסת מימד הזמן לשיתוף הפעולה, ייצור ידע, 12/4/14.
- ויקיפדיה: אסטרטגיה עסקית.
