יחזקאלי ואונגר-משיח: אופטימיזציה – הבאת קשרי הגומלין בארגון למצב אופטימלי

תקציר: אופטימיזציה או מיטוב (Optimization) של מבנה ארגוני היא הבאת קשרי הגומלין - המתוחים בין מרכיביו - למצב אופטימלי. רשת אופטימלית מקנה לחבריה ביטחון פסיכולוגי בארגון, יכולת לימוד טובה יותר ועבודה אפקטיבית ויעילה יותר. כמו ברכב - הנזקק לכוונון מידי 15,000 ק"מ לערך - כך גם הרשת הארגונית היא דינאמית, ומחייבת אופטימיזציה תקופתית. אופטימיזציה ארגונית ניתנת לביצוע בעזרת ניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis).

[בתמונה: אופטימיזציה... תמונה חופשית שהועלתה על ידי Seoin brighton לאתר flickr]

[לקובץ המאמרים בנושא אופטימיזציה של רשתות ארגוניות, לחצו כאן] [לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על יחסי הגומלין בין עובדי ציבור לנבחריו, לחצו כאן]

המאמר עודכן ב- 13 באוקטובר 2020

ד"ר פנחס יחזקאלי ואינג' שרית אונגר-משיח הם מומחים לניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis). ושותפים בחברת 'ייצור ידע'.

* * *

בחמש השנים האחרונות עבר תחום משאבי האנוש מהפך דרמטי: מתחום זניח, שרחוק משולחן מקבלי ההחלטות, לקבלת אחריות על הפרודוקטיביות הארגונית. הסיבה העיקרית היא נושא החשיבה המערכתית, והתפתחות תחוםניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis - ONA).

מנהל משאבי אנוש הופך להיות מומחה ארגוני, שתפקידו ליצור אופטימיזציה במשאב החשוב ביותר בארגון: כוח האדם שלו!

תפקיד מחלקת משאבי אנוש להבטיח את תפקודו התקין של הארגון, בשני תחומים:

תכנון ואספקת כמות כוח האדם הנדרשת, באיכות הנדרשת: תקנים מלאים של כוח אדם מוכשר ומתאים לתפקידו; והשילוב הנכון והאופטימלי בין עובדים לבין כישורים.
אופטימיזציה של כוח האדם: שהאנשים הנכונים יהיו מחוברים ביניהם בקשרים הנכונים לארגון, באותה נקודת זמן. זה גם נושא המאמר.

[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [לקובץ המאמרים בנושא אופטימיזציה של רשתות ארגוניות, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'פרודוקטיביות', לחצו כאן] [להרחבת המושג: חשיבה מערכתית, לחצו כאן] [לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

[הכרזה: ייצור ידע]

רשתות ארגוניות ממוקדות בשלושה תחומי עיסוק עיקריים. שלושתם זקוקים לאופטימיזציה

ניהול נתפס על ידי רבים כ'ניהול של אנשים'. 'גיגול' של המילים "לנהל אנשים" הניבו ביום 23 ביוני 2019, כ-4,220,000 תוצאות.

אבל האמת היא שניהול אפקטיבי איננו מתמקד באנשים, אלא בקשרי הגומלין ביניהם; וקשרי גומלין זקוקים לאופטימיזציה (ראו בהמשך)!

רשתות ארגוניות ממוקדות בשלושה תחומי עיסוק עיקריים. שלושתם זקוקים לאופטימיזציה:

[בתמונה משמאל: כריכת הגרסה העברית של ספרו של מורטון מנדל: "הסוד טמון באנשים. על ניהול ומנהיגות", שראה אור בהוצאת ידיעות סםפרים בפברואר 2014. למרות שפע ספרי הניהול שמדגישים "ניהול אנשים", ניהול אפקטיבי מתמקד דווקא בקשרי הגומלין שביניהם ובין המחלקות בארגון... אנו מאמינים שאנו עושים בתמונה שימוש הוגן]

[להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן] [להרחבה על: 'קשרים וקשרי גומלין ברשת הארגון', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'רשת', לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על מבנה ארגוני, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'תהליכי עבודה', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'ידע', לחצו כאן]

מדוע דווקא קשרי הגומלין?

לפניכם, בתרשים למטה, שני ארגונים המוכרים מוצר זהה. שניהם בנויים דומה: מטה מרכזי וסניפי מכירה.

ולמרות זאת, הם שונים לחלוטין בתרבותם הארגונית ובאופן התנהלותם. בהשאלה ממדעי המדינה, אנו יכולים לתאר את הארגון שמימין כ'דמוקרטיה', שבה התקשורת פתוחה לכל ואין חסמים; ואילו את הארגון משמאל כ'דיקטטורה', שבה הכל נעשה דרך המטה.

ממה נגרם השוני? רק מהשוני בקשרי הגומלין שלהם! אופיו של ארגון מתהווה, לא על פי מרכיביו השונים, אלא על פי פריסת קשרי הגומלין שביניהם:

[תמונות הרשת עובדו במערכת DNA-7, חברת TECI]

אופטימיזציה: המשגה

עתה, אחרי שהמחשנו את חשיבות קשרי הגומלין לניהול אפקטיבי, נמשיג את המושג אופטימיזציה; שהוא מושג מפתח בחשיבה הניהולית הרשתית, המתייחסת אל הארגון כאל רשת, הזקוקה לכוונון:

אופטימיזציה או מיטוב (Optimization) של מבנה ארגוני היא הבאת קשרי הגומלין - המתוחים בין מרכיביו - למצב אופטימלי. רשת אופטימלית מקנה לחבריה ביטחון פסיכולוגי בארגון, יכולת לימוד טובה יותר ועבודה אפקטיבית ויעילה יותר. המילה אופטימיזציה באה מלשון אופטימלי: הטוב ביותר האפשרי!

יש קשר ישיר בין אופטימיזציה של הרשת הארגונית לעליית התפוקה! (ראו פרק נפרד בהמשך).

אפטימיזציה חייבת להיות תקופתית

ארגונים מתפקדים במציאות דינאמית, המשתנה במהירות; וכל העת, מתקיימים בהם שינויים (גידול או קיטון) בהיקף פעילותם:

עובדים מחליפים תפקידים והגדרות התפקידים משתנות;
עובדים מגיעים לגיל פרישה ועוזבים אותו, ביחד עם הידע שצברו בתקופת שירותם;
שינויים טכנולוגיים משנים את הכישורים הנדרשים מן העובדים;
ארגונים מתמזגים עם ארגונים אחרים; או נרכשים ע"י בעלים חדשים; וכתוצאה מכך נדרשים לשינוי במבנה שלהם ובהרכבם האנושי.

לכן, כמו ברכב - הנזקק לכוונון מידי 15,000 ק"מ לערך - כך גם הרשת הארגונית היא דינאמית, ומחייבת אופטימיזציה תקופתית.

[להרחבת המושג 'רשת', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'מבנה ארגוני', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'דינאמיות', לחצו כאן]

[בתמונה: כשם שארגון נדרש לכוונון תקופתי של מנוע, כך גם קשרי הגומלין בארגון שחייבים לעבור אופטימיזציה תקופתית... תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי paulbr75 לאתר Pixabay]

נדגיש: באופטימיזציה, אין הכוונה שכולם יהיו מחוברים לכולם. זה נכון בארגון קטן מאוד; אבל בעייתי בארגון גדול כי זה יוצר כאוס. אופטימיזציהמשמעה שהקשרים שחשובים לעובדים, כדי להיות אפקטיביים, יהיו מחוברים נכון!

אופטימיזציה של קשרי הגומלין מתבצעת בעזרת זוהי המטרה של ניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis - ONA), שהולכת ומתבססת בשנים האחרונות, ככלי מהיר ואפקטיבי לאבחון ארגוני.

שני חוקים בתורת הרשתות מסייעים לנו ליצור אופטימיזציה:

חוק אקסלרוד: ככל שבני אדם מדברים ישירות יותר פעמים ובתדירות גבוהה יותר, כך האמון ביניהם גדל!
חוק ברט אנדרסון דנינג: ככל שתדירות האיטרציות בין קבוצות בארגון גדולה יותר, גדלה מידת העדכון ביניהן, ובין הארגון ללקוחותיו; וגם דרגת החדשנות עולה.

[להרחבה בנושא: 'חוק אקסלרוד', לחצו כאן] [להרחבה בנושא: 'חוק ברט אנדרסון דנינג', לחצו כאן]

משמע, מילת המפתח (ובכך אין חדש) היא שיתוף פעולה. בהקשר לכך ידועה נוסחתו של פרופ' יצחק אדיג'ס להצלחה של ארגון:

כיוון ששיתוף פעולה, פנימי וחיצוני, של יחידה בארגון ניתנים למדידה מספרית, אזי גם האופטימיציה הארגונית ניתנת לכימות ולמדידה.

[להרחבת המושג: 'שיתוף פעולה', לחצו כאן]

אופטימיזציה לפני ואחרי: המחשה

המחשה ויזואלית מצוינת לאופטימיזציה נתן לנו Valdis Krebs - המדען הראשי והמייסד של חברת Orgnet LLC, קליבלנד / אקרון, אזור אוהיו (Cleveland/Akron, Ohio Area).

Krebs מדען המתמחה בניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis - ONA), בניתוח נתונים ובהדמיה חברתית, יחסית, רב-מודאלית, כדי לעזור ללקוחות בפרויקטים של שינוי והסתגלות ארגונית.

במאמר: "חשיבותם של אלה ששוזרים את הארגון יחד!", מציג לנו Krebs שלוש רשתות, המוצגות כאן לפניכם, למטה, של ארבעה צוותי פרויקט שונים, שעבדו על מוצרים ושירותים עבור לקוח משותף:

באיור הראשון מוצג מצב, לפני אופטימיזציה, של הצוותים נפרדים;
באיור השני מוצג המצב אחרי האופטימיזציה, של הארגון מחובר;
ובאיור השלישי מוגדלים אותם גורמים ברשת שמחברים בין הצוותים.

[למאמרו של Valdis Krebs: 'חשיבותם של אלה ששוזרים את הארגון יחד!', לחצו כאן]

איור 1 - ארבעה צוותי פרויקטים שעבדו עבור לקוח משותף, נפרדים ביניהם:

[הרשת עובדה במערכת לניתוח רשתות חברתיות וארגוניות InFlow , חברת Orgnet LLC]

איור 2 - ארבעה צוותים מחוברים ביניהם

[הרשת עובדה במערכת לניתוח רשתות חברתיות וארגוניות InFlow , חברת Orgnet LLC]

איור 3 - הדגשת ה- boundary-spanners - ה'מתווכים' שמחברים ביניהם

[הרשת עובדה במערכת לניתוח רשתות חברתיות וארגוניות InFlow , חברת Orgnet LLC]

אופטימיזציה מעלה את הפריון

הניסיון המתרחב של חברות רשת באופטימיזציה ארגונית, מאפשר לנו כבר לקבוע כי קיים קשר ישיר, ומדיד, בין האופטימיזציה לבין פריון העבודה (Labor Productivity):

ארגון ימקסם את הפריון של עובדיו - ללא הוספת גורמי ייצור או זמן - ויגיע לפרודוקטיביות מקסימלית, כאשר קשרי הגומלין שלו יחברו בין חבריו באופן אופטימלי, משמע, חיבור של קשרי הגומלין הנכונים לאנשים הנכונים!

כך למשל דיווח Jeppe Vilstrup Hansgaard, מנכ"ל חברת Innovisor - שצברה בעשור האחרון ניסיון בשינויים עסקיים, באבחון רשתי של עובדים, במיזוגים וברכישות ביותר מ- 35 מדינות (ראו תמונה משמאל) - כי שיפור של הקישוריות בארגון ב -25%, עשוי היה - על פי סימולציות שערכה חברתו - לשפר את המכירות ב -30%. הוא מדגיש כי הקשר בין הקישוריות לבין ביצועי המכירות אושר מחדש בכל שאר המדינות הגדולות (Hansgaard, no date).