תקציר: עשיית יתר (Overdoing) היא פעלתנות יתר של גורם במערכת מורכבת, שמביאה לכך, שהתוצאה המושגת הפוכה מזו שרצה להשיג. מתורת המערכות המורכבות אנו יודעים, שעשיית יתר של גורם עוצמתי במערכת מורכבת, עלולה להוביל למהפך עוצמה. פעמים רבות מתלווה לעשיית יתר גם שימוש בעוצמת יתר. משמע, שימוש בעוצמה רבה מידי, לצורך השגת מטרה מסוימת.

[בתמונה: עשיית יתר ותוצאותיה... התמונה עובדה במערכת הבינה המלאכותית של DALL·E ב- Microsoft Bing]

אז ליפא העגלון אומר; שקצת פחות זה קצת יותר; צריך למתוח המושכה; וקצת לקחת חזרה... ('ליפא העגלון', מילים: יחיאל מוהר)

עודכן ב- 6 באוקטובר 2023

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

זהו מאמר ראשון מתוך שניים על תופעת 'עשיית היתר'. למאמר האחר:

• פנחס יחזקאלי: עוד מסע תודעה של האליטה, שכשל בעשיית יתר.

*  *  *

עשיית יתר (Overdoing) מתארת מצב שבו אנשים או ארגונים מבצעים פעולות רבות מדי, מעבר למה שנדרש או מתאים להקשר. תופעה זו יכולה להתרחש בכל תחומי החיים, אך היא בולטת במיוחד בעולם הניהול, שבו לעיתים קרובות נמדדת הצלחה על פי כמות הפעילות ולא איכותה, ומהווה סימפטום לפער רלוונטיות ולסטגנציה ביורוקרטית.

במאמר זה נבחן את מאפייני עשיית היתר, הסיבות המרכזיות להופעתה והנזקים שהיא עלולה לגרום.

ההההה

עשיית יתר מהי? המשגה

עשיית יתר (Overdoing) היא פעלתנות יתר של גורם במערכת מורכבת, שמביאה לכך, שהתוצאה המושגת הפוכה מזו שרצה להשיג. מתורת המערכות המורכבות אנו יודעים, שעשיית יתר של גורם עוצמתי במערכת מורכבת, עלולה להוביל למהפך עוצמה. פעמים רבות מתלווה לעשיית יתר גם שימוש בעוצמת יתר. משמע, שימוש בעוצמה רבה מידי, לצורך השגת מטרה מסוימת.

• ניתן להשוות עשיית יתר לכמות כפיות הסוכר, שאנו שמים בכוס הקפה שלנו; או לכמות טבליות השוקולד שאנחנו מכניסים לפינו. כפית אחת משביחה את הקפה, עבור רבים; וטבליה אחת גורמת לתחושה נהדרת. שלוש כפיות בקפה הופכת אותו מר; ועשר כפיות הופכות אותו לבלתי ראוי לשתייה, וגורמות לנו להקיא. כך גם זלילה לא מבוקרת של שוקולד.
• דוגמה אחרת היא משחק מוגזם של שחקן בהצגה או בסרט, באופן שהקהל מרגיש מיד בכך ש"זה לא זה" ושהוא משחק בצורה מוגזמת.
• דוגמה נוספת היא "שכנוע יתר", שמשיג את התוצאות ההפוכות.
• וגם: הגזמה בתשומת הלב המוקדשת להכנות ולביצוע דבר מסוים, עד כי התועלת השולית של ההשקעה הופכת שלילית. הפעלתנות הזו יכולה לכלול: התכוננות יתר, חשיבת יתר, כתיבת יתר, דיבור יתר והתרוצצות יתר, המביאים להתרגשות יתר וללהיטות יתר, שמשבשים את יכולת הראייה הנכונה של המציאות, מגבירים את החרדה ממצב שבו לא תושג התוצאה.

[בתמונה: הוספת יתר של כפיות סוכר לקפה הופכות אותו לא ראוי לשתייה... המקור: Photo by Aphiwat chuangchoem from Pexels]

עשיית יתר גורמת לנו לאבד את המיקוד בדברים החשובים באמת

סיפור שגור בפי יועצים אסטרטגיים הוא עוסק בטייס צעיר ומלא מוטיבציה, שהוזמן להשתתף בטיסת מבחן במטוס חדש ומשוכלל. המטוס היה כל כך מתקדם טכנולוגית, שהיה לו לוח שליטה שבו מאות כפתורים, מסכים ונורות צבעוניות. במהלך הטיסה, הבחין הטייס שנורה קטנה ומהבהבת בלוח הבקרה מציינת שמכונת הקפה במטוס לא עובדת.

הטייס החליט לקחת את הנושא ברצינות יתרה. הוא ניתק את הטייס האוטומטי, פתח ספרי נהלים, התייעץ עם הצוות הטכני בקשר, ובזבז דקות ארוכות בניסיון להבין איך לתקן את הבעיה. בינתיים, המטוס החל לסטות ממסלולו, מה שדרש התערבות מיידית כדי להחזיר אותו למסלול.

בסופו של דבר, כשהמטוס נחת בשלום, שאל המפקד את הטייס: "אז, איך הייתה הטיסה הראשונה שלך במטוס החדש?" הטייס השיב: "האמת? הייתי כל כך עסוק בתיקון מכונת הקפה, ששכחתי ליהנות מהטיסה!"

המסר ברור: עשיית יתר עלולה לגרום לנו לאבד את המיקוד בדברים החשובים באמת.

[בתמונה: עשיית יתר עלולה לגרום לנו לאבד את המיקוד בדברים החשובים באמת... התמונה עובדה במערכת הבינה המלאכותית של DALL·E ב- Microsoft Bing]

עשיית יתר הופכת להרגל

סיפור נוסף שנוהגים יועצים אסטרטגיים לספר בהקשר זה הוא סיפור "החתול והחבל": בכפר קטן, חי חכם זקן שנהג להדריך את תושבי הכפר במדיטציה. כל יום התאספו תלמידיו בשקט כדי להקשיב לו ולהתרכז בתרגילים. אבל הייתה בעיה קטנה: החתול של החכם נהג לשוטט באולם ולהפריע לתלמידים.

כדי לפתור את הבעיה, החכם ביקש לקשור את החתול לעץ קטן מחוץ לאולם בזמן המדיטציה. וכך היה: בכל יום לפני תחילת התרגול, היו קושרים את החתול, ותהליך המדיטציה התנהל בשלווה.

חלפו שנים, והחכם הזקן נפטר. החתול נשאר, והתלמידים המשיכו לקשור אותו לפני כל מפגש. כשהחתול מת, מיהרו לקנות חתול חדש – כי הרי "אי אפשר להתחיל מדיטציה בלי חתול קשור לעץ."

עם הזמן, קהילת המתרגלים אפילו הוסיפה לספרי ההדרכה פרק שלם על "החשיבות הרוחנית של קשירת החתול." אף אחד לא עצר לשאול: האם זה באמת נחוץ?

הסיפור מראה כיצד עשייה מיותרת יכולה להפוך להרגל, ואפילו לטקס חסר משמעות, רק בגלל שאיש לא בוחן מחדש את מטרת הפעולה. זה יכול להיות פתיח מעניין וגם מעורר מחשבה.

[בתמונה: משל החתול והעץ... התמונה עובדה במערכת הבינה המלאכותית Gemini' של גוגל]

סיבות מרכזיות לעשיית יתר

1. תרבות ארגונית הישגית: תרבויות ארגוניות המעודדות תחרותיות קיצונית וחתירה בלתי פוסקת להישגים עלולות להוביל לעשיית יתר. בארגונים כאלה, כל תוצאה שאינה "מושלמת" נחשבת לכישלון, מה שמגביר את הלחץ לבצע מעבר לנדרש.

2. חוסר ביטחון מקצועי: מנהלים ועובדים הסובלים מחוסר ביטחון מקצועי עשויים לחוש צורך להוכיח את עצמם באמצעות עשייה בלתי פוסקת. לעיתים, זה בא לידי ביטוי בתכנון מופרז, התמקדות בפרטים שוליים או דרישות בלתי הגיוניות מעובדים.

3. חידושים טכנולוגיים: בעידן שבו הטכנולוגיה מאפשרת זמינות בלתי מוגבלת, קל יותר להיקלע למעגל עשיית היתר. לדוגמה, מנהלים עשויים לדרוש נתונים ודו"חות בתדירות גבוהה רק משום שהדבר אפשרי טכנולוגית, גם אם אין בכך צורך ממשי.

4. לחץ מצד גורמים חיצוניים: לחצים מצד משקיעים, לקוחות או רגולטורים עלולים לגרום לארגונים לבצע פעולות מעבר לנדרש, כדי להראות מחויבות או כדי לעמוד בציפיות גבוהות.

5. סטגנציה קשה היוצרת פער רלוונטיות, וחוסר יכולת להבדיל בין עיקר לטפל.

[בתמונה: עשיית יתר ותוצאותיה... התמונה עובדה במערכת הבינה המלאכותית של DALL·E ב- Microsoft Bing]

עשיית יתר מאופיינת בכמה היבטים מרכזיים:

1. אובססיה ליעדים ולתוצאות: ארגונים או מנהלים שמתמקדים בצורה קיצונית בהשגת יעדים עשויים לבצע פעולות חוזרות או מיותרות במטרה להבטיח את הצלחתם.
2. תכנון יתר: השקעה בלתי פרופורציונלית בתכנון ובשלבי ההכנה, לעיתים תוך התעלמות מהצורך בפעולה גמישה ומהירה.
3. שימוש יתר במשאבים: ניצול משאבים רבים מדי, כולל זמן, כוח אדם וכספים, לשם השגת תוצאות שהיו ניתנות להשגה גם בדרכים פשוטות יותר.

4. עומס יתר של תקשורת: הפצצת עובדים במיילים, פגישות ודיווחים, שמכבידים על תהליכי העבודה ומפחיתים את האפקטיביות.

ממממ

'עשיית יתר' מביאה, פעמים רבות, ל'הצלחת יתר'...

הצלחת יתר (Overachieving) היא פעלתנות יתר של גורם במערכת מורכבת, שמביאה לכך, שבערבו של יום, התוצאה המושגת הפוכה מזו שרצה להשיג. זה מצב, שבו תת מערכת בסביבה המשימתית משיגה במאבקי העוצמה יתרון כה גדול על תתי המערכות האחרות, עד שמתקיים ההיגיון הפרדוקסלי של מערכת מורכבת, ודווקא הצלחה זו יוצרת טומנת בחובה את זרעי הכישלון ונוצר מה שמכונה: 'מהפך עוצמה' [לאוסף המאמרים על ההיגיון הפרדוקסלי של מערכת מורכבת, לחצו כאן]. דוגמה טובה להצלחת יתר שנובעת מעשיית יתר, היא גרמניה במלחמת העולם השנייה. לאחר שש שנים שבהם היתל אדולף היטלר באירופה, והפך את גרמניה ממדינה פושטת רגל למעצמה עולמית, הוא פתח במלחמה, וגם בה בתחילה, נחל הצלחה מסחררת. צבאותיו כבשו את מערב אירופה בשישה שבועות, כשבריטניה נצורה, נלחמת נגדו לבדה, ונראית מנוצחת. אבל אז, תוך ששה חודשים הכל השתנה. גרמניה דחפה לפיה יותר אוכל ממה שיכולה הייתה לבלוע, ומצאה עצמה מסובכת במלחמה נגד שלוש המעצמות התעשייתיות הגדולות בעולם, במאבק אשר בו העוצמה הצבאית תלויה בסוף חשבון במידה רבה בכוח הכלכלי... (שיירר 1976, ע' 744). [בתמונה: מחירה של 'הצלחת יתר' - הדגל הרוסי מתנוסס מעל הרייכסטאג בסוף מלחמת העולם השנייה... התמונה היא נחלת הכלל]

נזקיה של עשיית יתר

1. שחיקה ארגונית: עשיית יתר מובילה לעומס רב על עובדים, שמגבירה את תחושת השחיקה והפחתת המוטיבציה. כתוצאה מכך, עובדים עשויים לחוות ירידה בתפוקה ובשביעות הרצון.

2. פגיעה בחדשנות: כאשר ארגונים ממוקדים מדי בעשייה מיידית ובטווח הקצר, הם עשויים להזניח חשיבה אסטרטגית וחדשנות. זה יכול לעכב פיתוח מוצרים ושירותים חדשים.

3. בזבוז משאבים: עשיית יתר כרוכה בשימוש בלתי פרופורציונלי במשאבים, מה שעלול להוביל להוצאות כספיות גבוהות יותר ולפגוע ברווחיות הארגון.

4. פגיעה בקבלת החלטות: עודף מידע ופעילות עשויים ליצור "רעש" שמקשה על מנהלים לזהות את הנושאים החשובים באמת ולקבל החלטות מושכלות.

כיצד להתמודד עם עשיית יתר?

1. שינוי מדדי הצלחה: יש להתמקד במדדים איכותיים יותר, כגון שביעות רצון לקוחות, חדשנות ושימור עובדים, במקום במדדים כמותיים בלבד. 2. פישוט תהליכים: מנהלים צריכים לזהות ולבטל תהליכים מיותרים שמכבידים על הארגון, ולהתמקד בפעולות בעלות ערך מוסף גבוה. 3. הגבלת תקשורת: קביעת מדיניות תקשורת ברורה יכולה למנוע עומס יתר של מיילים, פגישות ועדכונים. לדוגמה, הגבלת מספר הפגישות היומיות או קביעת שעות מוגדרות לקריאת מיילים. 4. עידוד גמישות מחשבתית: יצירת תרבות ארגונית המעודדת ניסוי וטעייה יכולה להפחית את הלחץ לבצע בצורה "מושלמת" ולהגביר את היכולת להתמודד עם שינויים בלתי צפויים. למטה: אז ליפא העגלון אומר; שקצת פחות זה קצת יותר; צריך למתוח המושכה; וקצת לקחת חזרה...

סיכום

עשיית יתר היא תופעה נפוצה ומורכבת, הנובעת משילוב של תרבות ארגונית, טכנולוגיה ולחצים חיצוניים. עם זאת, ניתן לצמצם את הנזקים שלה באמצעות שינוי גישה ארגונית והתמקדות בניהול יעיל וגמיש. ארגונים שמצליחים להתמודד עם עשיית יתר לא רק משפרים את ביצועיהם, אלא גם יוצרים סביבת עבודה בריאה ומועילה יותר.

[בתמונה: עשיית יתר (Overdoing)... בעל הזכויות בתמונה זו לא אותר. לכן, השימוש נעשה לפי סעיף 27א' לחוק זכויות יוצרים. בעל הזכויות הראשי, אנא פנה ל: yehezkeally@gmail.com]

[לאוסף המאמרים על עשיית יתר והצלחת יתר, לחצו כאן]

נושאים להעמקה

• אוסף המאמרים על עשיית יתר והצלחת יתר.
• אוסף המאמרים על 'עוצמה', כולל 'עוצמת יתר';
• אוסף המאמרים על ההיגיון הפרדוקסלי של מערכת מורכבת;
• אוסף המאמרים על 'מאבק העוצמה';
• הרחבה על 'תורת המערכות המורכבות';
• הרחבה בנושא 'עוצמת יתר';
• הרחבת המושג: 'הצלחת יתר';
• הרחבת המושג: 'סביבה משימתית';
• אוסף המאמרים על ההיגיון הפרדוקסלי של מערכת מורכבת;
• אוסף המאמרים בנושא השואה ומלחמת העולם השנייה;
• הרחבת המושג: 'אסטרטגיה';
• הרחבת המושג, 'מערכת מורכבת';
• הרחבת המושג: 'מהפך עוצמה';
• הרחבת המושג: 'מטרה של מערכת מורכבת';
• הרחבת המושג: 'הצלחת יתר'.

מקורות והעשרה

• פנחס יחזקאלי (2022), עשיית יתר והצלחת יתר באתר ייצור ידע, ייצור ידע, 10/11/22.
• פנחס יחזקאלי (2014), אסטרטגיה, ייצור ידע, 2/5/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), מערכת מורכבת, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), מאבק העוצמה במערכת מורכבת, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), מאבק העוצמה בארגונים, ייצור ידע, 12/4/16.
• פנחס יחזקאלי (2014), הצלחת יתר: כשדוחפים לפה יותר ממה שניתן ללעוס…, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2018), השימוש בעוצמת יתר ו’חכמת הוואלס’, ייצור ידע, 20/8/18.
• פנחס יחזקאלי (2014), סביבה משימתית של ארגון, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2018), הכל על עוצמה באתר 'ייצור ידע', ייצור ידע, 12/4/18.
• פנחס יחזקאלי (2014), מטרה של מערכת, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2016), מהפך עוצמה, ייצור ידע, 30/12/16.
• יחזקאלי פנחס (2018), מלחמת ההתשה: טיפשות אסטרטגית ועשיית יתר, ייצור ידע, 9/8/18.
• פנחס יחזקאלי (2018), המערבולת של צ'יקו אדרי, ייצור ידע, 5/12/18.
• פנחס יחזקאלי (2014), ההיגיון הפרדוקסלי של מערכת מורכבת, ייצור ידע, 10/12/14.
• פנחס יחזקאלי (2018), שואה ומלחמה: מלחמת העולם השנייה באתר ייצור ידע, ייצור ידע, 10/4/18.
• פנחס יחזקאלי (2014), תורת המערכות המורכבות, ייצור ידע, 12/6/14.